¿Cómo informas el estado de tu proyecto? [cerrado]

Question

Actualmente utilizo el " One Page Project Manager " Plantilla de Excel para informes de estado del proyecto. Contiene un resumen del trabajo de la semana pasada y un pronóstico para la próxima semana. Para todas las tareas importantes que rastreamos, si están terminadas o no. Todo en una sola página. Envío este informe todas las semanas a todos los participantes / partes interesadas. (pista: no trabajo en un entorno ágil)

¿Cómo informa el estado de su proyecto?

Answer 1

El informe de estado debe ser breve (a nadie le gusta estar sentado allí durante años, mientras que cada miembro del equipo habla sobre su estado), así que soy un gran fan de los informes de SOFT:

• Éxitos : lo que ha logrado desde la última reunión de estado: tareas directamente fuera del calendario del proyecto. Si es posible, traté de evitar que se hiciera un informe de x%, ya sea hecho o no. Los informes en porcentaje significan que las tareas se ubicarán en el 95% durante semanas . Esto también alienta al gerente del proyecto / al líder tecnológico a dividir la estructura de desglose del trabajo en tareas que no son más que unos pocos días.
• Oportunidades : ¿ha identificado alguna oportunidad: cosas que ayudarán al proyecto que aún no se está considerando (p. ej., encontró una mejor manera de escribir algo, una biblioteca que guardará el proyecto de implementando algo ellos mismos, etc.)
• Trabajo futuro : en qué estás trabajando entre ahora y la próxima reunión de estado: otra vez, directamente fuera del calendario del proyecto.
• Amenazas : ¿has identificado algo que pueda afectar tu capacidad para realizar tu trabajo programado? por ejemplo: un agujero previamente no identificado en los requisitos, las llamadas de soporte están tomando una gran parte de su tiempo, implementar algo resulta más difícil de lo esperado, etc.

Lo ideal sería intentar evitar hacer esto en una reunión de gran proyecto, ya que el 90% del material es irrelevante para la mitad de las personas en la sala. Me gusta recopilar informes de SOFT antes de la reunión, dedicar un tiempo a examinarlos antes de la reunión y luego discutir los problemas específicos que probablemente sean relevantes para todos durante la reunión en sí.

Answer 2

Tengo una pizarra fuera de mi cubículo. En él hay una cara sonriente. Cuando hay un cambio de estado en el proyecto, cambia entre ceño fruncido, garabatos preocupados, determinación sombría, sonrisa y sonrisa. Junto a él hay una flecha que representa el último cambio.

Aunque comenzó como una broma, en realidad ha sido una excelente manera de mantener informados a colegas no técnicos sobre dónde se encuentra el proyecto.

Answer 3

No soy fanático de los informes de estado separados. Me gustaría que los informes de estado del proyecto sean una función del software de administración de proyectos que usamos. Una de las mejores maneras de ahorrar tiempo y poner la misma información a disposición de todos (equipo, administración, partes interesadas, clientes) es tener un sistema de gestión de información / datos consolidado y usarlo para todas sus necesidades. Incluso si tiene que enviar informes separados fuera de la empresa, preferiblemente debería ser un informe de ese sistema de administración.

Estamos en un entorno ágil y utilizamos VersionOne. El equipo administra todas las tareas y actividades en él mientras está disponible para todos los demás miembros de la empresa para ver el progreso, ver las quemaduras y muchos otros informes que son inherentemente parte de VersionOne.

http://www.VersionOne.com

Answer 4

la información de gestión de proyectos que usted mantiene para sí misma es una cosa, lo que le muestra a la alta gerencia y los clientes es otra.

si su cliente está en el negocio de transporte de alimentos y le está pidiendo que cree una aplicación ERP, es probable que no entiendan los conceptos de ágil / scrum o prince2.

¿qué van a entender? Porcentajes e inglés simple.

aquí hay un ejemplo de una 'actualización de progreso del proyecto' (o 'informe de aspectos destacados') que envío a los clientes y la alta gerencia semanalmente (normalmente los viernes por la tarde).

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INFORME DESTACADO PARA 2 / DEC / 2008

• Su proyecto está completado en un 65%.
• Se ha completado el 100% de todas las tareas en la fase de diseño / maqueta.
• El 70% de las tareas en la fase de codificación han finalizado.
• La fase de gestión del proyecto está completa en un 45%.
• La fase de control de calidad está completa en un 10% hasta ahora.

• El 35% de las tareas auxiliares se han completado

• nuestro registro de errores contiene actualmente 3 errores no corregidos (1 de los cuales está marcado como de alta prioridad).

• el registro de errores también contiene 3 adiciones de funciones pendientes de aprobación.

Acabamos de cargar el trabajo más reciente en nuestra ubicación de ensayo para que lo revise.

la próxima cosa en la que vamos a trabajar es el componente de la galería de fotos, nuestro objetivo es tenerlo completado a fines de la próxima semana (que se confirmará a mediados de la próxima semana).

todavía estamos esperando al proveedor de la tarjeta de crédito para confirmar su cuenta para que pueda recibir pagos en línea. Lo hemos señalado como un riesgo ya que todavía estamos esperando que su banco apruebe su cuenta de comerciante de Internet.

hazme saber si tienes alguna pregunta, estaré encantado de responderla lo mejor que pueda.

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es simple. omite muchas métricas útiles que puede obtener de los gráficos de quema y los enfoques de scrum. pero esas no son buenas cifras para presentar a los clientes (o administración) directamente.

oh, y debo hacer un punto sobre la lista de errores. Hay diferentes niveles de divulgación a los altos directivos, como. Personalmente, soy muy transparente. pero debe verificar con sus administradores la cantidad de "cosas malas" que puede revelar a sus clientes.

Tengo un artículo de blog más detallado sobre esto si está interesado: Informes de estado del proyecto Todos pueden entender

LM

Answer 5

Incluso si no está utilizando Agile, ganaría al seguir su progreso en la funcionalidad en lugar de en las tareas.

Lo más probable es que sus partes interesadas no tengan idea de lo que significa refactorizar la tabla t_sec_name para agregar un incremento automático a la columna de identidad 'y lo más probable es que no le importe si se completa o no.

Sin embargo, si informara sobre el progreso en 'Incremento del rendimiento al agregar nuevos usuarios a la aplicación', podría transmitir la información sobre el progreso a sus lectores.

Así que informaría:

• el progreso de sus cambios / correcciones / mejoras en el nivel funcional,
  • trabajo completado
  • trabajo en progreso
  • trabajo planeado
• decisiones / problemas que deben abordar las empresas / clientes
• riesgos (crear un informe es un buen momento para actualizar su registro de riesgos)
• problemas con el equipo (vacaciones, bajas por enfermedad, capacitaciones)

Answer 6

Tenemos una variedad de formatos 'forzados' donde trabajo.

Mis estados diarios se dividen en tres categorías:

• cosas logradas
• cosas no logradas (y por qué)
• comentarios de clientes
  • incluidas las solicitudes de características / adiciones
  • agradecimientos sinceros, quejas, etc.
  • misceláneos otros

Los estados del proyecto tienen el estado diario concatenado con el programa para mostrar lo que está por delante / detrás.

Answer 7

Mi empresa utiliza VersionOne para obtener información como el porcentaje de elementos de la cartera de pedidos completados, los elementos diferidos de los sprints anteriores y el porcentaje general de finalización del proyecto. Cuando queremos presentar esta información al cliente, creamos una presentación en power point e incluimos la información. Para uso interno, simplemente lo buscamos en el sitio de VersionOne o lo colocamos en un archivo de Excel para empleados no técnicos que no tienen acceso a él.

Answer 8

Uso un excelente informe de estado del proyecto desarrollado por mi anterior Administrador de Programas. Lo he utilizado con éxito desde entonces con varios patrocinadores y les ha gustado el enfoque en temas, riesgos, hitos y presupuesto.

He puesto el archivo XLS con un montón de otros plantillas de PM . Eventualmente pondré las palabras a su alrededor describiendo cómo usarlo de manera efectiva. Sin embargo, si te limitas a usar lenguaje no emotivo, enfócate en el impacto de los problemas / riesgos que debes establecer.

También he echado un vistazo al libro OPPM y no me impresionó mucho. En comparación, nuestro Informe de estado del proyecto que normalmente se realiza en 15 minutos para aprender a usar en lugar de un libro completo.

NB: esto no está diseñado para que los miembros del equipo informen sobre su estado, sino que los PM informen sobre el estado de sus proyectos a los patrocinadores y gerentes de programas que están ocupados con varios proyectos.