Comment rapportez-vous l'état de votre projet? [fermé]

Question

J'utilise actuellement le " Chef de projet One Page " Modèle Excel pour les rapports sur l'état du projet. Il contient un résumé du travail de la semaine dernière et une prévision pour la semaine suivante. Nous suivons toutes les tâches importantes, qu’elles soient terminées ou non. Tout sur une page. J'envoie ce rapport chaque semaine à tous les participants / parties prenantes. (indice: je ne travaille pas dans un environnement agile)

Comment rapportez-vous l'état de votre projet?

Answer 1

Les rapports de statut doivent être brefs (personne n'aime rester assis pendant des années alors que chaque membre de l'équipe continue à parler de son statut), alors je suis un grand fan des rapports SOFT:

• Réussites : qu'avez-vous réalisé depuis la dernière réunion sur l'état des tâches: tâches directement à partir du calendrier du projet. Si possible, j'ai essayé d'éviter de signaler x% fait - c'est soit fait, soit ce n'est pas le cas. Les rapports par% signifient que les tâches resteront à 95% pendant semaines . Cela encourage également le chef de projet / responsable technique à décomposer la structure de répartition du travail en tâches ne dépassant pas quelques jours.
• Opportunités : avez-vous identifié des opportunités: des éléments qui aideront le projet et qui ne sont pas encore pris en compte (par exemple: vous avez trouvé un meilleur moyen de créer un script, une bibliothèque qui enregistre le projet mettre en œuvre quelque chose eux-mêmes, etc.)
• Travaux futurs : sur quoi travaillez-vous entre maintenant et la prochaine réunion sur l'état d'avancement: là encore, directement en dehors du calendrier du projet.
• Menaces : avez-vous identifié des éléments susceptibles d'avoir une incidence sur votre capacité à accomplir votre travail prévu? Par exemple: une lacune dans les exigences qui n’était pas identifiée auparavant, les appels au support prennent beaucoup de temps, la mise en œuvre de quelque chose s’avère plus difficile que prévu, etc.

Idéalement, j’essayerais d’éviter de faire ce genre de choses lors d’une grande réunion de projet, car 90% du matériel n’est pas pertinent pour la moitié des personnes présentes dans la salle. J'aime collecter les rapports SOFT avant la réunion, passer du temps à les consulter avant la réunion, puis discuter de questions spécifiques qui concernent probablement tout le monde lors de la réunion.

Answer 2

J'ai un tableau blanc à l'extérieur de mon box. Sur c'est un visage souriant. Lorsqu'il y a un changement d'état dans le projet, il bascule entre froncement de sourcils, gribouillis inquiet, détermination sinistre, sourire et sourire. À côté, une flèche représente le dernier changement.

Même si cela a commencé comme une blague, c’est en fait un excellent moyen de garder des collègues non techniques au courant du projet.

Answer 3

Je ne suis pas fan des rapports de statut séparés. J'aimerais que les rapports sur l'état du projet soient fonction du logiciel de gestion de projet que nous utilisons. L'un des meilleurs moyens de gagner du temps et de mettre la même information à la disposition de tous (équipe, direction, parties prenantes, clients) est de disposer d'un système de gestion des informations / données consolidé et de l'utiliser pour tous vos besoins. Même si vous devez envoyer des rapports distincts à l'extérieur de l'entreprise, il doit s'agir de préférence d'un rapport issu de ce système de gestion.

Nous évoluons dans un environnement agile et utilisons VersionOne. Team gère toutes les tâches et activités qui y sont associées pendant qu’il est disponible pour tout le monde dans la société pour afficher les progrès, voir les burndowns et de nombreux autres rapports qui font par nature partie de VersionOne.

http://www.VersionOne.com

Answer 4

les informations de gestion de projet que vous conservez pour vous-même est une chose, ce que vous montrez à la direction et aux clients en est une autre.

Si vos clients travaillent dans le secteur du transport alimentaire et vous demandent de créer une application ERP, ils risquent de ne pas comprendre les concepts de agile / scrum ou de prince2.

Que vont-ils comprendre? pourcentages et anglais courant.

Voici un exemple de "mise à jour de l'avancement du projet" (ou "rapport de synthèse") que j'envoie aux clients et à la direction générale sur une base hebdomadaire (normalement le vendredi après-midi).

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FAITS SAILLANTS DU 2 / DÉC / 2008

• Votre projet est terminé à 65%.
• 100% de toutes les tâches de la phase de conception / maquette ont été terminées.
• 70% des tâches de la phase de codage sont terminées.
• La phase de gestion de projet est achevée à 45%.
• La phase de contrôle qualité est terminée à 10% jusqu'à présent.

• 35% des tâches auxiliaires ont été terminées

• notre journal de bogues contient actuellement 3 bogues non résolus (dont un est considéré comme hautement prioritaire).

• le journal des bogues contient également 3 ajouts de fonctionnalités en attente d'approbation.

nous venons de télécharger les derniers travaux sur notre emplacement intermédiaire pour que vous puissiez les consulter.

la prochaine chose sur laquelle nous allons travailler est le composant de la galerie de photos, nous visons l’achèvement de celui-ci d’ici la fin de la semaine prochaine (à confirmer au milieu de la semaine prochaine).

nous attendons toujours que le fournisseur de passerelle de carte de crédit confirme votre compte pour que vous puissiez recevoir des paiements en ligne. Nous avons signalé ce risque comme un risque, car nous attendons toujours que votre compte marchand Internet soit approuvé par votre banque.

faites-moi savoir si vous avez des questions, je serai heureux d'y répondre du mieux que je peux.

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c'est simple. il manque de nombreuses mesures utiles que vous pouvez obtenir à partir des graphiques de décompression et des approches Scrum. mais ces chiffres ne sont pas bons à présenter directement aux clients (ou à la direction).

oh, et je devrais faire un point sur la liste des bugs. il y a différents niveaux de divulgation comme les cadres supérieurs. Personnellement, je suis très transparent. mais vous devriez vérifier auprès de vos responsables combien de "mauvaises choses" vous êtes autorisé à révéler à vos clients.

J'ai un article de blog plus détaillé à ce sujet si vous êtes intéressé: Rapports sur l'état du projet que tout le monde peut comprendre

LM

Answer 5

Même si vous n'utilisez pas Agile, le suivi de vos progrès en termes de fonctionnalités plutôt qu'en termes de tâches vous apporterait toujours quelque chose.

Vos parties prenantes n'ont probablement aucune idée de ce que ' refactoriser la table t_sec_name pour ajouter l'incrémentation automatique à la colonne d'identité ' signifie et ne se soucierait probablement pas de savoir si elle est terminée ou non.

Toutefois, si vous signaliez l'avancement de la procédure "Augmentation des performances de l'ajout de nouveaux utilisateurs à l'application", vous pourrez transmettre les informations sur l'avancement des travaux à vos lecteurs.

Je signalerais donc:

• la progression de vos modifications / corrections / améliorations au niveau fonctionnel,
  • travail terminé
  • travaux en cours
  • travaux prévus
• décisions / problèmes à prendre en compte par l'entreprise / les clients
• risques (la création d'un rapport est un bon moment pour mettre à jour votre registre de risques)
• problèmes d'équipe (vacances, congés de maladie, formations)

Answer 6

Nous travaillons sous différents formats "forcés".

Mes statuts quotidiens appartiennent à trois catégories:

• choses accomplies
• des choses non accomplies (et pourquoi)
• commentaires des clients
  • y compris les demandes de fonctionnalités / ajouts
  • remerciements sincères, plaintes, etc.
  • divers autres

Les statuts quotidiens du projet sont concaténés avec le calendrier pour indiquer ce qui est devant / derrière.

Answer 7

Ma société utilise VersionOne pour obtenir des informations telles que le pourcentage d'éléments d'arriéré terminés, d'éléments reportés par rapport aux sprints précédents et le pourcentage global d'achèvement du projet. Lorsque nous souhaitons présenter ces informations au client, nous créons une présentation PowerPoint et les incluons. Pour un usage interne, il suffit de le consulter sur le site de VersionOne ou de le placer dans un fichier Excel destiné aux employés non techniques qui n’y ont pas accès.

Answer 8

J'utilise un excellent rapport sur l'état du projet élaboré par mon ancien responsable de programme. Je l’utilise avec succès depuis lors avec différents sponsors et ils ont aimé l’accent mis sur les problèmes, les risques, les jalons et le budget.

J'ai mis le fichier XLS en place avec un tas d'autres modèles de gestion de contenu . Finalement, je mettrai les mots autour de lui décrivant comment l'utiliser efficacement. Toutefois, si vous vous en tenez à utiliser un langage non émotif, concentrez-vous sur l'impact des problèmes / risques que vous devez définir.

J'ai également consulté le livre OPPM et je n'ai pas été vraiment impressionné. En comparaison, notre Le rapport d'état du projet prend normalement 15 minutes pour apprendre à utiliser le livre au lieu d'un livre entier.

NB: Ceci n'est pas conçu pour que les membres de l'équipe signalent leur statut, mais pour les gestionnaires de projet signaler leur statut de projet aux sponsors et gestionnaires de programme occupés par plusieurs projets.