Come si segnala lo stato del progetto? [chiuso]

Question

Attualmente utilizzo " One Page Project Manager " Modello Excel per i rapporti sullo stato del progetto. Contiene un riepilogo del lavoro della scorsa settimana e una previsione per la settimana successiva. Per tutte le attività importanti che seguiamo, se sono completate o meno. Tutto su una pagina. Mando questo rapporto ogni settimana a tutti i partecipanti / parti interessate. (suggerimento: non lavoro in un ambiente agile)

Come si segnala lo stato del progetto?

Answer 1

I rapporti sullo stato dovrebbero essere brevi (a nessuno piace stare seduti lì per anni mentre tutti i membri del team continuano a parlare del loro stato) quindi sono un grande fan dei rapporti SOFT:

• Successi : cosa hai realizzato dall'ultima riunione di stato: attività direttamente fuori dal programma del progetto. Se possibile, ho cercato di evitare di riportare x% fatto - o è fatto o no. I rapporti in% indicano che le attività rimarranno al 95% per settimane . Ciò incoraggia anche il responsabile del progetto / responsabile tecnico a suddividere la struttura di suddivisione del lavoro in attività che non durano più di qualche giorno.
• Opportunità - hai identificato qualche opportunità: cose che aiuteranno il progetto che non sono ancora state prese in considerazione (ad esempio: ho trovato un modo migliore per scrivere qualcosa, una libreria che salverà il progetto da implementare qualcosa da soli, ecc)
• Lavori futuri - a cosa stai lavorando tra adesso e la prossima riunione di stato: di nuovo, direttamente dal programma del progetto.
• Minacce : hai identificato qualcosa che influirà sulla tua capacità di svolgere il lavoro programmato? ad es .: una lacuna precedentemente non identificata nei requisiti, le chiamate di supporto stanno prendendo una grossa fetta del tuo tempo, l'implementazione di qualcosa si rivela più difficile del previsto, ecc.

Idealmente, proverei ad evitare di fare queste cose in una grande riunione di progetto poiché il 90% del materiale è irrilevante per metà delle persone nella stanza. Mi piace raccogliere report SOFT prima dell'incontro, passare un po 'di tempo a guardarli prima dell'incontro e quindi discutere questioni specifiche che sono probabilmente rilevanti per tutti durante l'incontro effettivo.

Answer 2

Ho una lavagna fuori dal mio cubicolo. Su di esso c'è una faccina sorridente. Quando si verifica un cambiamento di stato nel progetto, si passa da cipiglio, nervosismo preoccupato, determinazione cupa, sorriso e sorriso. Accanto ad essa c'è una freccia che rappresenta l'ultima modifica.

Sebbene sia iniziato come uno scherzo, è stato comunque un ottimo modo per tenere aggiornati i colleghi non tecnici su dove si trova il progetto.

Answer 3

Non sono un fan di rapporti sullo stato separati. Vorrei che i rapporti sullo stato del progetto fossero una funzione del software di gestione del progetto che utilizziamo. Uno dei modi migliori per risparmiare tempo e rendere le stesse informazioni disponibili a tutti (team, management, stakeholers, clienti) è disporre di un sistema consolidato di gestione delle informazioni / dati e utilizzarlo per tutte le esigenze. Anche se è necessario inviare report separati all'esterno dell'azienda, preferibilmente dovrebbe essere un report da quel sistema di gestione.

Siamo in un ambiente agile e utilizziamo VersionOne. Il team gestisce tutti i compiti e le attività su di esso mentre è disponibile per tutti gli altri membri dell'azienda per visualizzare i progressi, visualizzare i burndown e molti altri rapporti che fanno parte intrinsecamente di VersionOne.

http://www.VersionOne.com

Answer 4

le informazioni sulla gestione del progetto che conservi per te sono una cosa, ciò che mostri ai dirigenti e ai clienti è un'altra.

se il tuo cliente è nel settore del trasporto alimentare e ti sta facendo costruire un'applicazione ERP, è probabile che non capirà i concetti da agile / scrum o prince2.

che cosa capiranno? percentuali e inglese semplice.

ecco un esempio di "aggiornamento sullo stato di avanzamento del progetto" (o "report di sintesi") che invio ai clienti e al senior management su base settimanale (normalmente venerdì pomeriggio).

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RAPPORTO IN EVIDENZA PER IL 2 / DIC / 2008

• Il tuo progetto è completo al 65%.
• Il 100% di tutte le attività nella fase di progettazione / mockup è stato completato.
• Il 70% delle attività nella fase di codifica è terminato.
• La fase di gestione del progetto è completa al 45%.
• Finora la fase di controllo della qualità è stata completata al 10%.

• Il 35% delle attività ausiliarie è stato completato

• il nostro registro dei bug contiene attualmente 3 bug non corretti (di cui 1 contrassegnato come prioritario).

• il registro dei bug contiene anche 3 aggiunte di funzioni in attesa di approvazione.

abbiamo appena caricato l'ultimo lavoro nella nostra posizione di gestione temporanea affinché tu possa esaminarlo.

la prossima cosa su cui lavoreremo è il componente della galleria fotografica, puntiamo a completarlo entro la fine della prossima settimana (da confermare a metà settimana prossima).

stiamo ancora aspettando che il provider del gateway della carta di credito confermi il suo account in modo da poter ricevere pagamenti online. abbiamo segnalato questo come un rischio poiché stiamo ancora aspettando che il tuo account commerciante su Internet venga approvato dalla tua banca.

fatemi sapere se avete domande, sarò felice di rispondervi nel miglior modo possibile.

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è semplice. manca molte metriche utili che puoi ottenere dai grafici di burndown e dagli approcci di mischia. ma quelle non sono buone figure da presentare direttamente ai clienti (o alla direzione).

oh, e dovrei fare un punto sulla lista dei bug. ci sono diversi livelli di divulgazione come i senior manager. personalmente, sono molto trasparente. ma dovresti verificare con i tuoi manager quante "cose ??brutte" ti è permesso di rivelare ai tuoi clienti.

Ho un articolo di blog più approfondito su questo se sei interessato: Rapporti sullo stato del progetto che tutti possono capire

LM

Answer 5

Anche se non stai usando Agile, vinceresti comunque monitorando i tuoi progressi in termini di funzionalità piuttosto che di attività.

Molto probabilmente i tuoi stakeholder non hanno idea di cosa significhi " rifattorizza la tabella t_sec_name per aggiungere l'auto-incremento alla colonna identità " e molto probabilmente non gli importerebbe se è stato completato o meno.

Tuttavia, se segnalassi i progressi su "Aumentare le prestazioni di aggiunta di nuovi utenti all'applicazione", sarai in grado di comunicare ai tuoi lettori le informazioni sullo stato di avanzamento.

Quindi vorrei segnalare:

• lo stato di avanzamento delle modifiche / correzioni / miglioramenti a livello funzionale,
  • lavoro completato
  • lavori in corso
  • lavori programmati
• decisioni / problemi che l'azienda / i clienti devono affrontare
• rischi (la creazione di un rapporto è un buon momento per aggiornare il registro dei rischi)
• problemi di squadra (ferie, congedi di malattia, corsi di formazione)

Answer 6

Abbiamo una varietà di formati "forzati" in cui lavoro.

I miei stati quotidiani sono di tre categorie:

• cose realizzate
• cose non realizzate (e perché)
• commenti dei clienti
  • comprese le richieste di funzionalità / aggiunte
  • sinceri ringraziamenti, reclami, ecc.
  • misc altro

Gli stati del progetto hanno lo stato giornaliero concatenato con il programma per mostrare ciò che è avanti / indietro.

Answer 7

La mia azienda utilizza VersionOne per ottenere informazioni quali la percentuale di elementi arretrati completati, gli elementi differiti dagli sprint precedenti e la percentuale complessiva di completamento del progetto. Quando vogliamo presentare queste informazioni al cliente, creiamo una presentazione in power point e includiamo le informazioni. Per uso interno, è sufficiente cercarlo sul sito VersionOne o inserirlo in un file Excel per dipendenti non tecnici che non hanno accesso ad esso.

Answer 8

Uso un eccellente rapporto sullo stato del progetto sviluppato dal mio precedente Program Manager. L'ho usato con successo da allora con vari sponsor e a loro è piaciuta l'attenzione su temi, rischi, pietre miliari e budget.

Ho creato il file XLS con un sacco di altri modelli PM . Alla fine inserirò le parole che descrivono come usarlo in modo efficace. Tuttavia, se continui a utilizzare un linguaggio non emotivo, concentrati sull'impatto dei problemi / rischi che dovresti impostare.

Ho anche dato un'occhiata al libro OPPM e non sono rimasto davvero colpito. In confronto il nostro Rapporto sullo stato del progetto richiede normalmente 15 minuti per imparare a usare invece di un intero libro.

NB: Questo non è progettato per i membri del team per segnalare il loro stato, ma per i PM per segnalare lo stato del loro progetto a sponsor e responsabili di programma impegnati con più progetti.