Organisieren von Informationen für eine Software-Entwicklungsorganisation

Question

im Laufe der Zeit hat sich unsere Informationsstrategie der ganzen Ort gegangen, und wir suchen eine klarere Politik haben und einen klareren Weg für alle auf den Austausch von Informationen synchron sein. Einige Dinge zu beachten ist, dass die org 300+ Menschen und ist in mehreren Ländern auf der ganzen Welt. Auch wir Menschen haben, die in Sharepoint vertraut sind, Menschen, die in Zusammenfluss bequem sind, etc, so gibt es auf jeden Fall ein „ändern“ Faktor hier

Hier sind unsere aktuellen Themen und was wir denken über sie zu tun. Ich würde gerne Feedback hören, Anregungen, etc.

Der Inhalt wir heute haben:

1. Technisches Design Info / Architektur-Dokumentation
2. Meeting Minuten, Aktionselemente, etc
3. Projektpläne und Straßenkarten
4. Organisation Business-mgmt Info - Reisen, Budget-Info, Personal Info, etc
5. Projektseiten mit Business-Analyse, Anforderungen, usw.

Hier sind einige unserer wichtigsten Themen:

Wo sollen Daten gehen - Confluence WIKI im Vergleich zu Sharepoint im Vergleich zu Intranet-Seite - wir verwenden Zusammenfluß WIKI für # 1, # 2, # 3, # 5, aber wir Sharepoint auch für # 1, # 3 verwenden , # 4, # 5. Wir versuchen, herauszufinden, ob wir jede Zahl an einem bestimmten Ort Mandat sollte, um die Dinge in Übereinstimmung zu bringen. Wir verwenden Sharepoint mehr eine Verzeichnisstruktur von Dokumenten, und wir sind für mehr adhoc veränderbare Inhalte mit Zusammenfluß.

Veraltete Daten - das ist vielleicht eine kulturelle Sache mit dem org aber zu bestimmten Zeitpunkt Daten werden nur veraltete und nicht mehr relevant ist. Was ist der beste Weg, alte Daten zu gewährleisten, nicht viel Lärm zu erzeugen und um sicherzustellen, dass die neuesten korrekten Daten auf dem neuesten Stand ist. Sollte es Menschen in der org verantwortlich dafür sein oder sollte es ein impliziter „jedermanns Job“ sein. Dies ist eher ein Problem, wenn die Leute verlassen, verbinden sie, etc. .

Mehr aktive Nutzung - was ist der beste Weg, um Menschen, um aus der E-Mail und versuchen, „zu stoppen und zu denken, dies für andere nützlich sein könnte, lassen Sie es mich an einem zentralen Ort setzen statt.. in E-Mail-Ketten“. .

, auch andere Geschichten über gute Möglichkeiten, ein org Kommunikations- und Informationsmanagement zu verbessern

Answer 1

Eine grundlegende Ursache für Informationen Unordnung ist „kein Eigentum“.

Die Menschen sind an Projekten zugeordnet. Die Projekte Ende (oder aufgehoben), die Menschen auf zu bewegen und die Dokumente bleiben hinter „Staub“ zu sammeln und Informationen Unordnung werden.

Das ist schwer zu verhindern. Das Wiki gegen Sharepoint nicht die Unordnung adressiert, es verschiebt nur die technologische Basis, die verwendet wird Unordnung zu akkumulieren.

Lassen Sie uns die Unordnung aussehen

1. Technisches Design Info / Architektur-Dokumentation. Alte keine Rolle spielen. Es gibt Strom und es gibt irrelevant. Wiki.

   Im vergangenen Jahr überholt Design Informationen - gut -. Veraltet

2. Meeting Minuten, Aktionselemente usw. Aktionselemente werden Teil Rückstau von jemandes in einem Entwickler-Sprint, oder sind sie wahrscheinlich nie getan in Gang zu bringen. Backlogs sind Wiki Artikel. Alles andere ist Geschichte, dass könnte interessant sein, aber in der Regel nicht. Wenn es keinen Sprint Backlog Items erstellt hat, eine Architektur aktualisieren oder ein Entwicklungsproblem lösen, war das Treffen wahrscheinlich eine Verschwendung von Zeit.

3. Projektpläne und Straßenkarten. Der Sprint Backlog zählt - das ist, was ein „Plan und Roadmap“ sein will. Wenn Sie Ihre Pläne mit Straßenkarten ergänzen haben, sollten Sie wahrscheinlich auf der Planung aufgeben und nur Scrum nutzen und nur den Rückstand aktuell halten.

   Der ursprüngliche Plan ist jemand Vermutung zu Projektbeginn Zeit, und nicht wirklich sehr interessant für das aktuelle Projekt-Team.

4. Organisation Business-mgmt Info - Reisen, Budget-Info, Personal info, etc. Dies ist eine seltsame Mischung aus hochstrukturierten Material (Budget, Organisation) und unstrukturierten Material (? "Reise")

   Wie viel Geschichte braucht man? Keiner? Wiki am besten. Finanz- oder HR-System ist, wo es hingehört. Aber in großen Organisationen können die Abrechnungssysteme schwierig und umständlich zu bedienen, so dass wir schaffen sekundäre Informationsquellen wie eine Sharepoint-Seite mit out-of-date Budgetzahlen, da die realen Budgetzahlen begraben sind in Oracle Financials.

5. Projektseiten mit Business-Analyse, Anforderungen, usw. Dies ist Ihr Rückstand. Ihr Projekt-Roadmap und Ihre Anforderungen und Ihre Analyse sollte ein einziges Dokument sein. Im Wiki.

   Geschichte selten zählt. Jemand Konzept bei Projektbeginn Zeit, was die Anforderungen sind keine Rolle spielt sehr viel mehr. Was sind die Anforderungen entwickelt, um in ihrer endgültigen Form zählt weit mehr als jede Geschichte. Dies ist die Wiki Material.

Wie alt ist 'zu alt'? Ich habe mit Kunden gearbeitet, die 30 Jahre alte Software. Die Software - natürlich -. Ist relevant, weil es in der Produktion ist

Die Dokumentation ist jedoch alles Müll. Die Software wird beibehalten. Es ist voll von Änderungskontrolle Aufzeichnungen. . Die „original“ Spezifikationen müssen sorgfältig mit jeder Änderungssteuerung neu geschrieben werden würden gefaltet Da die Änderung der Kontrolldokumente bemerkenswert Pervasive sein können, der einzige Weg, um zu sehen, wo die Änderungen übernommen wurden, ist die Quelle zu lesen und - aus, dass - Reverse Engineering die aktuellen Zustands Spezifikation.

Wenn wir nur eine 30-jährige App durch Reverse Engineering die Quelle, dann verstehen können, chuck den 30 Jahre alten Stapel Papier. Es ist sinnlos.

Sobald die Wartung durchgeführt wird, ist die „Original“ Spezifikation abgewertet.

Wie es aufzuräumen? Wenn Sie die Wiki-Seite oder Sharepoint-Website erstellen, besitzen Sie es für immer. Wenn Sie verlassen, Ihr Ersatz besitzt es für immer.

Jeder Manager ist zu 100% verantwortlich für jede Information ihrer Mitarbeiter schaffen. Sie müssen Dinge löschen. Die schwache Lösung ist es, „Archiv“ stuff. Das ist nur eine höfliche Art zu sagen, „Löschen“ ohne „D-Wort“.

Cleanup muss jeden Manager laufende Verantwortung. Wenn sie sich nicht daran erinnern, was sie ist, oder warum sie es besitzen, they sollte (oder „ermutigt“) erforderlich sein, um es zu löschen. Alles, was in den letzten zwei Jahren nicht zugegriffen soll ohne Frage archiviert werden. Alles ist 10 Jahre alt nur irrelevant Geschichte.

Es ist schmerzhaft, und es scheint nicht wertschöpfende Arbeit. Schließlich arbeiten wir in der IT. Unsere Aufgabe ist eine Software zum „Schreiben“, nicht löschen. Niemand wird es tun, es sei denn auf Gefahr des Brennens gezwungen.

Die Kosten für die Lagerung ist relativ gering. Die Kosten für die Bereinigung erscheint höher.

Wie die E-Mail-Kette stoppen?
Refuse teilzunehmen. Erstellen Sie eine „um die Kette brechen“ Kampagne konzentrierte sich auf Ersatz E-Mail-Ketten mit dem Wiki-Updates (oder Sharepoint-Updates).

Seien Sie sicher, dass Ihr Wiki bietet Links und ist schneller eine E-Mail bearbeiten als.

Sie können Menschen nicht zwingen, eine wirklich, wirklich komfortable Lösung (E-Mail) zu verzichten. Sie haben das Wiki wertvolle und fast so bequem wie E-Mail zu machen.

Rampe den Wert im Wiki nach oben. Deprecate E-Mail-Ketten. Refuse zu reagieren Ketten E-Mail. Weigern sich zu akzeptieren "to do" Aktion Artikel per E-Mail.

Answer 2

Sie können Confluence Wiki verwenden für Dokumente als Anhang zu speichern und haben die Wege Wiki arbeiten, wie die Dateipfade in Sharepoint.

Re: veraltete Daten. Hat das Eigentum an den Daten (beide Person und Team) und sorgt dafür, dass Leistungen für die Eigentümer Wartung aller Daten umfassen

Was „Off E-Mail“, das ist schwer zu tun, wie man die Menschen nicht von diesem kurzen dazu zwingen kann aktiv all E-Mail-Überwachung ... aber Sie können einige Leistungen mit Metriken versuchen in Bezug auf Inhalt das Wiki hinzugefügt. Auf dieser Weise Leute würden eher zu wollen, auf der E-Mail die bereits geleistete Arbeit wiederverwenden in Wiki einzufügen, die „Quote“ statt Komponieren frische Sachen gerecht zu werden.

Unser Unternehmen und / oder Team verwendet, um alle drei dieser Ansätze mit einigem Erfolg in der Vergangenheit

Answer 3

Gibt es einen Grund, nicht das Wiki hält die Dateien zu haben?

Auch vielleicht Begrenzung des Mail-Servers nicht erlauben Anhänge auf internen E-Mail ist zu drakonisch, aber die Leute fragen, alles im Wiki zu setzen, die mehr als einmal per E-Mail werden muss, ist verdammt nützlich.

Answer 4

Effizientes Informationsmanagement ist in der Tat ein sehr schwieriges Problem. Wir fanden, dass „je einfacher, desto besser“ -Prinzip kann Wunder machen es zu lösen.

Wo soll Daten gehen - wir der festen Überzeugung, der Wiki-Ansatz sind. möglicherweise jede Art von Informationen, mit Ausnahme wirklich großen binären Dateien Tatsächlich verwenden wir Confluence für die gemeinsame Nutzung. Für diejenigen, verwenden wir Dropbox. Seine Einfachheit ist ein absolutes Killer-Feature. (Tipp:. Sie können sie mit dem Dropbox integrieren in Confluence Plugin)

Die Suche nach veralteten Daten - in unserer Definition veraltete Daten sind etwas, das für einen bestimmten Zeitraum nicht aktualisiert oder betrachtet wird. Die Archivierung Plugin von Confluence können schnell und automatisch diese finden, berichten sie dann zu den Autoren und Administratoren, die kann aktualisieren, um sie möglicherweise (oder entfernen sie sie, siehe nächsten Punkt). Es gibt natürlich Informationen, die nie abläuft, aber das Plugin ist in der Lage, sie zu überspringen, nachdem Sie die entsprechenden Seiten markieren.

Entfernen von veralteten Daten - wir sind ziemlich aggressiv zu diesem Thema. Wenn die Daten nicht mehr (hoch) relevant ist, reinigen Sie es auf jetzt ! Wir können diese Praxis sicher folgen, weil wir eigentlich nie Daten löschen. Wir bewegen uns nur veraltete Daten, um versteckte Archiv Räume verwenden, wieder die Archivierung Plugin . Wenn wir unsere Meinung später geändert, ist es sehr einfach, sie im Archiv zu finden, die es sieht oder sogar zu erholen.

Mehr aktive Nutzung - unsere Regel: Wenn die Information erforderlich ist persistent, nicht es eine E-Mail. Legen Sie es auf einer Wiki-Seite statt. Die harte Sache für einige Menschen ist die beste Lage für die Informationen zu finden (den Raum? Wo in der Seitenhierarchie?). Schlecht organisiert Räume mit vagen Rahmen sind ein weiterer großer Effizienz Teiler, leider. Große Unternehmen betrachten kann die Einführung eines Wiki Gärtner diese zu heilen.