Come possiamo pianificare i progetti realisticamente durante la tenuta dei problemi di supporto?

Question

Stiamo riscontrando problemi al lavoro: stiamo cercando di programmare il lavoro in modo da poter valutare le scale temporali e ottenere le date della scadenza.

Il problema è che è difficile pianificare un progetto senza sapere tutto ciò che accadrà.

Ad esempio, in questo momento abbiamo pianificato tutti i nostri progetti fino all'inizio di dicembre, tuttavia in quel periodo avremo vari incontri interni ed esterni, teleconferenze e lavoro extra. Va bene dire che un progetto richiederà tre settimane, ma se c'è una settimana di interruzione in quel momento, la data di completamento verrà respinta una settimana.

Il problema è 3 volte:

1. Quando pianifichiamo progetti, le scale temporali vengono prese letteralmente. Se stimiamo tre settimane, la scadenza è fissata per tre settimane, viene detto al cliente e non c'è spazio per l'estensione.

2. Lavoro provvisorio e simili significa che perdiamo tempo produttivo lavorando al progetto.

3. A volte i clienti non hanno il tempo che dobbiamo dedicare per fare il lavoro, quindi a volte verranno da noi e dicono che hanno bisogno di un progetto realizzato entro la fine del mese anche quando pensiamo che il lavoro richiederà due mesi - Per non parlare del fatto che abbiamo già un lavoro da fare.

Abbiamo un grafico Gantt che stiamo cercando di compilare tutti i progetti che abbiamo e riempiamo le schede attività, ma non sono affatto paragonati al grafico Gantt. Ciò rende difficile dire "Beh, abbiamo programmato 3 settimane per questo progetto, ma abbiamo perso una settimana qui, quindi la scadenza deve tornare indietro di una settimana".

Inoltre, non è professionale continuare le scadenze mancanti che abbiamo comunicato al cliente.

In che modo le altre persone affrontano questo tipo di situazione? Come gestisci la pianificazione dei progetti? Quanto tempo "extra" pianifichi in un progetto per tenere conto del lavoro non proietta che si verifica durante un progetto? Come affronti problemi di supporto, bug e cose? Cose che non puoi rendere conto durante la pianificazione?

AGGIORNARE

Molte buone risposte grazie.