SharePoint 2007 raccolte documenti cartelle vs.

Question

Stiamo costruendo un nuovo sito SharePoint 2007 per sostituire il nostro sito intranet per il lavoro che per la società, e di un dibattito comune continua ad emergere. In particolare, dovremmo essere utilizzando più raccolte documenti (es. 1 per ogni reparto), oppure una libreria di documenti con più cartelle all'interno (es. 1 biblioteca con 1 cartella per ogni reparto).

So che i vantaggi di utilizzare una libreria di documenti e l'utilizzo di visualizzazioni personalizzate per organizzare i documenti utilizzando le colonne personalizzate (come reparto, al fine, all'ubicazione, ecc).

Inoltre, l'autorizzazione può essere impostata sia nella libreria di documenti o di livello di cartella, in modo che non sembra beneficiare sia scelta.

Sembra inoltre che un singolo documento può comparire in più viste nella stessa raccolta documenti, ma il documento dovrebbe essere copiato in altre librerie di documenti in caso di utilizzo di questa strategia.

Il piano attuale è quella di utilizzare una libreria di documenti per tutti i documenti di organizzazione, e poi mettere un po 'di cartelle all'interno, che simboleggiano la struttura dell'organizzazione. Questo renderebbe più facile per un utente di caricare un documento a propria cartella organizzativa (con i privilegi assegnati a tale cartella prima mano). Poi, quando si aggiunge il documento, avrebbero scelto campi colonna personalizzati per identificare il documento e "tag" di esso, che consentirà alle visualizzazioni personalizzate per filtrare il documento in più viste (come dipartimentale, finalità, ecc).

Non credo di vista sono applicabili per il collegamento più raccolte documenti per mostrare il loro contenuto.

In ogni caso, la questione principale è: Quali sono i vantaggi di utilizzare più raccolte documenti vs. 1 libreria di documenti con più cartelle?

Ecco un diagramma, spiegando quello che voglio fare:

Grazie!

Answer 1

Ci sono alcuni momenti in cui si potrebbe prendere in considerazione l'utilizzo di più librerie di documenti in contrapposizione a una struttura di cartelle all'interno di una singola libreria.

Alcune delle cose che mi vengono in mente la parte superiore della mia testa sono legati a impostazioni configurate a livello di raccolta documenti, come ad esempio

• delle versioni
• l'approvazione del contenuto
• richiedono checkin / checkout
• avere diversi set disponibili di tipi di contenuto
• diversi flussi di lavoro, o di workflow configurazioni

ecc.