Как вы сообщаете о статусе своего проекта?[закрыто]
-
04-07-2019 - |
Вопрос
В настоящее время я использую Шаблон Excel «Одностраничный менеджер проектов» для отчетов о состоянии проекта.Он содержит итоги работы за прошедшую неделю и прогноз на следующую неделю.По всем важным задачам мы отслеживаем, выполнены они или нет.Все на одной странице.Я отправляю этот отчет каждую неделю всем участникам/заинтересованным сторонам.(намекать:Я не работаю в гибкой среде)
Как вы сообщаете о статусе своего проекта?
Нет правильного решения
Другие советы
Отчеты о статусе должны быть краткими (никто не любит сидеть целую вечность, пока каждый член команды продолжает рассказывать о своем статусе), поэтому я большой поклонник отчетов SOFT:
- Успехи - чего вы достигли со времени последней статусной встречи:задачи непосредственно из графика проекта.Если возможно, я старался не сообщать о выполнении x% — оно либо выполнено, либо нет.Отчетность в % означает, что задачи будут выполняться на уровне 95 % для недели.Это также побуждает менеджера проекта/технического руководителя разбить структуру работы на задачи, длительность которых не превышает нескольких дней.
- Возможности - определили ли вы какие-либо возможности:вещи, которые помогут проекту, но еще не рассматриваются (например:нашел лучший способ что-то заскриптовать, библиотеку, которая убережет проект от реализации чего-то самостоятельно и т.д.)
- Будущая работа - над чем вы работаете между настоящим моментом и следующей статусной встречей:опять же, прямо вне графика проекта.
- Угрозы - определили ли вы что-нибудь, что повлияет на вашу способность выполнять запланированную работу?например.:ранее не выявленная дыра в требованиях, звонки в службу поддержки отнимают у вас большую часть времени, реализация чего-то оказывается сложнее, чем ожидалось и т. д.
В идеале я бы старался избегать подобных действий на большом совещании по проекту, поскольку 90% материала не имеет отношения к половине присутствующих в зале.Мне нравится собирать отчеты SOFT перед встречей, тратить некоторое время на их просмотр перед встречей, а затем обсуждать конкретные вопросы, которые, вероятно, будут актуальны для всех во время самой встречи.
У меня есть доска снаружи моей кабины. На нем смайлик. Когда в проекте происходит изменение статуса, он переключается между хмурым взглядом, беспокойным волнением, мрачным определением, улыбкой и улыбкой. Рядом с ним находится стрелка, представляющая последнее изменение.
Несмотря на то, что все началось как шутка, это был отличный способ держать коллег из нетехнических подразделений в курсе, где находится проект.
Я не фанат отдельных отчетов о состоянии. Я хотел бы, чтобы отчеты о состоянии проекта были функцией программного обеспечения для управления проектами, которое мы используем. Один из лучших способов сэкономить время и сделать одну и ту же информацию доступной для всех (команды, руководства, заинтересованных лиц, клиентов) - это иметь консолидированную систему управления информацией / данными и использовать ее для всех своих нужд. Даже если вам приходится отправлять отдельные отчеты за пределы компании, желательно, чтобы это был отчет из этой системы управления. Р>
Мы находимся в гибкой среде и используем VersionOne. Команда управляет всеми задачами и действиями, выполняемыми на нем, в то время как она доступна всем остальным в компании для просмотра прогресса, просмотра обновлений и многих других отчетов, которые являются неотъемлемой частью VersionOne.
информация по управлению проектами, которую вы храните для себя, — это одно, а то, что вы показываете высшему руководству и клиентам, — это другое.
Если ваш клиент занимается транспортировкой продуктов питания и просит вас создать для него ERP-приложение, скорее всего, он не поймет концепции Agile/Scrum или Prince2.
что они поймут?проценты и простой английский.
вот пример «отчета о ходе проекта» (или «основного отчета»), который я отправляю клиентам и высшему руководству еженедельно (обычно в пятницу днем).
===
ОСНОВНОЙ ОТЧЕТ ЗА 2 ДЕКАБРЯ 2008 ГОДА
- Ваш проект завершен на 65%.
- Выполнено 100% всех задач на этапе проектирования/макета.
- 70% задач на этапе кодирования завершено.
- Фаза управления проектом завершена на 45%.
- На данный момент этап контроля качества завершен на 10%.
Выполнено 35% вспомогательных задач
наш журнал ошибок в настоящее время содержит 3 неисправленные ошибки (1 из которых помечен как высокий приоритет).
- В журнале ошибок также содержатся три дополнения к функциям, ожидающие одобрения.
мы только что загрузили последнюю работу на нашу площадку, чтобы вы могли ее просмотреть.
Следующее, над чем мы собираемся работать, — это компонент фотогалереи. Мы планируем завершить его к концу следующей недели (будет подтверждено в середине следующей недели).
мы все еще ждем, пока поставщик шлюза кредитных карт подтвердит вашу учетную запись, чтобы вы могли получать онлайн-платежи.мы пометили это как риск, поскольку все еще ожидаем одобрения вашего счета интернет-торговца вашим банком.
дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы, я буду рад ответить на них, насколько смогу.
===
это просто.в нем упускаются многие полезные показатели, которые можно получить из диаграмм сгорания и подходов Scrum.но это не очень хорошие цифры, чтобы представлять их напрямую клиентам (или руководству).
о, и мне следует упомянуть о перечислении ошибок.Есть разные уровни раскрытия информации, которые нравятся старшим менеджерам.лично я очень прозрачен.но вам следует уточнить у своих менеджеров, сколько «плохих вещей» вам разрешено рассказывать своим клиентам.
Если вам интересно, у меня есть более подробная статья в блоге: Отчеты о статусе проекта, понятные каждому
ЛМ
Даже если вы не используете Agile, вы все равно выиграете, отслеживая свой прогресс в функциональности, а не в задачах.
Ваши заинтересованные стороны, скорее всего, понятия не имеют, чтореорганизовать таблицу t_sec_name, чтобы добавить автоматическое приращение к столбцу идентификаторов' означает, и, скорее всего, ему будет все равно, завершено оно или нет.
Однако, если вы сообщите о прогрессе в разделе «Повышение производительности при добавлении новых пользователей в приложение», вы сможете передать информацию о прогрессе своим читателям.
Итак, я бы сообщил:
- прогресс ваших изменений/исправлений/улучшений на функциональном уровне,
- работы завершены
- работа в процессе
- работа запланирована
- решения/вопросы, которые предстоит решить бизнесу/клиентам
- риски (создание отчета — хорошее время для обновления реестра рисков)
- вопросы коллектива (праздники, больничные, тренировки)
У нас есть множество «принудительных» форматов, в которых я работаю.
Мои ежедневные статусы делятся на три категории:
- дело сделано
- что-то не выполнено (и почему)
- комментарии клиентов
- включая запросы на функции/дополнения
- искренние благодарности, жалобы и т. д.
- разное другое
Статусы проектов имеют ежедневный статус, объединенный с расписанием, чтобы показать, что впереди или позади.
Моя компания использует VersionOne для получения информации, такой как процент выполненных элементов невыполненных заданий, отложенные элементы из предыдущих спринтов и общий процент завершения проекта. Когда мы хотим представить эту информацию клиенту, мы создаем презентацию Power Point и включаем информацию. Для внутреннего использования мы просто ищем его на сайте VersionOne или помещаем в файл Excel для нетехнических сотрудников, которые не имеют к нему доступа.
Я использую отличный отчет о состоянии проекта, разработанный моим предыдущим руководителем программы. С тех пор я успешно использовал его с различными спонсорами, и им понравилось уделять внимание вопросам, рискам, вехам и бюджету.
Я поместил файл XLS вместе с другими шаблонами PM . В конце концов я добавлю слова, описывающие, как эффективно его использовать. Однако, если вы придерживаетесь неэмотивного языка, сфокусируйтесь на влиянии проблем / рисков, которые вам следует установить.
Я также посмотрел книгу OPPM и не был впечатлен. Для сравнения наш Отчет о состоянии проекта обычно занимает 15 минут, чтобы узнать, как использовать вместо целой книги.
Примечание: это не предназначено для членов команды, чтобы сообщить о своем статусе, но для руководителей проектов, чтобы сообщить о своем статусе проекта спонсорам и руководителям программ, занятым в нескольких проектах.