هل تستخدم مجلدات ضارة لاستخدام أنواع المحتوى؟

Question

الخلفية: لقد اتخذت مؤخرا على استخدام جانب مركز المستند من إنترانت لدينا من زميل من الزميل الذي انتقل إلى أشياء أفضل.

تتألف منظمتنا من عدد من الأقسام المختلفة ولكل قسم كان يحدد المكتبات وأنواع المحتوى، وكان للمستخدمين محتوى حتى الآن لمغادرة ذلك في ذلك.

في حالة مكتبة أول راسخة للقسم الذي يتم ترحيله من نظامنا القديم "المجلدات المشتركة"، فإن الملاحظات الأولية كانت جيدة أيضا - إلا أنهم اتخذوا أيضا حرية إضافة زوجين من المجلدات (وليس المستند مجموعات) من خلالها جمع أنواع المحتوى المعينة.

في حين أن غريزتي تخبرني أن هذا سلوك أريد أن يرغب في برعم قبل أن يصبح حجم المكتبة بحيث يكون من غير المعتاد تعديله، أواجه صعوبة صغيرة في وضع إصبعي على وجه التحديد المشكلة مع المجلدات في هذا السيناريو.

السؤال: لذلك - هل يمكن لأي شخص أن ينيرني إلى العيوب الدقيقة للسماح بإنشاء مجلدات ومجلدات فرعية للمتابعة؟

يفترض أن هناك عيوب رئيسية - أعتبر أنني أستطيع أن أحاول التغلب على هذه المشكلة من خلال التجميع والفرز حسب نوع المحتوى.

Answer 1

الانتقال من مجلدات إلى البيانات الأولية هو سيناريو شائع للغاية عندما تصل المؤسسات إلى مستوى معين من النضج في تبني SharePoint الخاص بها، وتوصيل اقتراح القيمة إلى قاعدة المستخدم هو نقطة ألم واجهت الوقت والوقت مرة أخرى مع العملاء. غالبا ما يتطلب "عقلية المجلد" راسخة بعمق والخروج منه ترغب في التفكير في شروط مختلفة.

فرضت مجلدات عبارة عن هيكل صلب ثنائي الأبعاد في مكتبة المستندات الخاصة بك. إذا كان لديك مستويات متعددة من التصنيفات للمستندات الخاصة بك، فعليك تكرار هيكل المجلد المتداخل نفسه داخل كل مجلد المستوى الأعلى. افترض أن لديك مجلد "المنطقة" مع مجلد "عميل" في الداخل. الآن شخص ما يريد رؤية جميع الوثائق للعميل ABC بغض النظر عن المنطقة. مع بيانات التعريف، من السهل، فقط انقر فوق رأس العمود على طريقة العرض. مع مجلدات متداخلة، أنا حقا لا أعرف كيف كنت تفعل ذلك. الآن، افترض أنك تكسب عميل جديد. هل سيقترح مستخدميك إنشاء مجلد جديد داخل كل منطقة؟ ناه، فقط اذهب إلى مصطلح المتجر وإضافة عميل جديد إلى مصطلح مجموعة.

الوضع الوحيد الذي أوصي فيه باستخدام المجلدات هو إذا كانت هناك متطلبات خصوصية خاصة. بدلا من تأمين العناصر الفردية، قم بإنشاء مجلد وتأمين ذلك، ووضع المحتوى المضمون الخاص بك في الداخل. إنه أفضل من كل من وجهة نظر التقنية وإمكانية الاستخدام.