Sono l'uso di cartelle dannose per l'uso dei tipi di contenuto?

Question

Sfondo: Ho piuttosto preso in considerazione l'uso dell'aspetto del Document Center della nostra intranet da un collega che è passato a cose migliori.

La nostra organizzazione è composta da un numero di sezioni diverse e per ciascuna sezione ha stabilito le biblioteche e i tipi di contenuto, e gli utenti erano stati finora contenti di lasciarlo in questo.

Nel caso della mia prima libreria stabilita per una sezione migrata dal nostro vecchio sistema di "cartelle condivise", il feedback iniziale è stato anche buono - tranne che hanno anche preso la libertà di aggiungere un paio di cartelle (non documento set) entro il quale per raggruppare particolari tipi di contenuto.

Mentre il mio istinto mi sta dicendo che questo è un comportamento che voglio stroncare nel germoglio prima che le dimensioni della biblioteca diventi tale che sarà irrealizzabile modificare, sto avendo un po 'di difficoltà mettendo il mio dito con precisione Il problema con le cartelle è in questo scenario.

Domanda: Allora - Qualcuno potrebbe gentilmente illuminarmi come i precisi inconvenienti di permettendo questa creazione di cartelle e sottocartelle per continuare?

Presumendo che ci siano importanti inconvenienti - lo prendo che posso tentare di aggirare questo problema attraverso il raggruppamento e l'ordinamento del tipo di contenuto.

Answer 1

Spostamento dalle cartelle ai metadati è uno scenario molto comune quando le organizzazioni raggiungono un certo livello di scadenza nella loro adozione di SharePoint e comunicando la proposta di valore alla base dell'utente è un punto di dolore che ho vissuto di nuovo il tempo e il tempo con i clienti. La "mentalità della cartella" è spesso profondamente radicata e uscendo da esso richiede una volontà di pensare in termini diversi.

Le cartelle impongono una struttura unididimensionale rigida nella libreria dei documenti. Se si dispone di più livelli di categorizzazioni per i documenti, è necessario ripetere la stessa struttura di cartelle nidificate all'interno di ogni cartella di livello superiore. Supponiamo di avere una cartella "regione" con una cartella "client" all'interno. Ora qualcuno vuole vedere tutti i documenti per il cliente ABC indipendentemente dalla regione. Con i metadati è facile, basta fare clic sull'intestazione della colonna sulla vista. Con le cartelle nidificate, non so davvero come lo faresti. Ora, supponiamo di ottenere un nuovo cliente. I tuoi utenti propongono a creare una nuova cartella all'interno di ogni regione? NAH, vai al TERM Store e aggiungi un nuovo client al termine impostato.

L'unica situazione in cui consiglierei l'uso delle cartelle è se ci sono requisiti speciali di securizia. Piuttosto che assicurare singoli elementi, creare una cartella e proteggerlo e mettere il contenuto protetto all'interno. È meglio sia da un punto di vista tecnico che di usabilità.