Teamkommunikation (insbesondere per E-Mail) – standardmäßig offen oder geschlossen?[geschlossen]

https://stackoverflow.com/questions/672213

21-08-2019
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Frage

Ich bin ein einigermaßen erfahrener C#-Entwickler (ca. 5 Jahre Erfahrung), der vor Kurzem die Leitung meines ersten Entwicklungsteams als technischer Leiter übernommen hat (variierend zwischen 3 und 5 anderen Entwicklern).In den letzten vier Monaten tauchte in dieser Rolle immer wieder das Dilemma auf, das richtige Maß an gemeinsamem Bewusstsein für die Kommunikation zu finden, die zwischen dem Projektmanager, dem Account Manager, den Kunden, den Designern, dem CEO und mir (insbesondere per E-Mail) stattfindet. .

Einerseits weiß ich, je mehr sich jeder Entwickler über die allgemeine Ausrichtung des Projekts im Klaren ist, desto besser kann er den Umfang verstehen, den seine jeweilige Funktionalität im Gesamtbild hat.

Andererseits verliere ich jedoch scheinbar viel Zeit in der Flut von E-Mails zwischen den verschiedenen Stakeholdern und Managern. Daher denke ich gerne, dass ich die Entwickler auf das beschränken muss, was sie für ihre aktuelle Arbeit benötigen „wird sie vor Unterbrechungen bewahren.

Ich habe darüber nachgedacht, allen Entwicklern einfach ein BCC zu senden, damit sie diese E-Mails filtern und sich praktisch für alle E-Mails „anmelden“ können, aber ich mache mir Sorgen, dass einige der Entwickler dies nur als zusätzliches Ärgernis ansehen, mit dem sie umgehen müssen.Es könnte „zu vielen Köchen“ Tür und Tor öffnen, wenn alle Entwickler zu zu vielen Diskussionen beitragen wollen.Andererseits können mir andere Meinungen helfen, bessere Entscheidungen zu treffen (z. B.Haus-MD-Stil).

Puh...so viel zu bedenken.Hat jemand eine kluge Anleitung in diesem Bereich?

Lösung

Es klingt wie Sie technische sind so würde ich Ihnen diesen Rat geben: Folgen Beratung Joel Spolsky auf welcher Programm-Manager tun. Grundsätzlich versucht Ihre Entwickler so viel wie möglich zu isolieren, so dass sie so produktiv wie möglich sein kann.

Er erwähnte ihn nur kurz in diesem kürzlich erschienenen Artikel, Wie ein Programm, Manager , aber er hat mehr in der Tiefe zu diesem Thema vor verschwunden. Schauen Sie durch seine Vergangenheit Schriften für weitere Informationen:

Nachdem die Spezifikation fertig war und das Entwicklungsteam bekam zur Arbeit, ich hatte zwei Aufgaben:. Fragen zu lösen, die über das Design kam, und im Gespräch mit allen anderen Teams, so dass die Entwickler nicht haben

Wenn Sie nicht technischer Natur sind, dann müssen Sie jemanden aus Ihrem Team wählen mit der Gestaltung der Arbeit zu helfen, und sie werden mit dem Kunden ein wenig Schnittstelle haben, um herauszufinden, was die Anforderungen sind und was das beste Design ist.

EDIT: Auf Joel Homepage gibt es zwei Abschnitte Tech Lead und Programm-Manager betitelt. Schauen Sie sich die Artikel dort für einige weitere Informationen über Programm-Manager, vor allem Human Task Switches schädlich .

Andere Tipps

Die Beantwortung spät, aber immer noch glaube, dass es etwas mit dem hervorragenden Rat bisher gegeben hinzuzufügen ist. Zur Beantwortung Ihrer Frage benötigen wir eine Ebene höher gehen, damit die lange Antwort.

Sie haben eine Tech-Führung verantwortlich für Team und obwohl viele Aspekte Ihrer täglichen Arbeit gemacht worden könnte Ihre dev Tage so, wie Sie über sie gehen müssen zu ähneln scheinen, hat sich geändert. In der Software-Entwicklungsumgebung ist es in der Regel nicht so viel von einer spürbaren Veränderung, wenn Sie eine Tech-Führung ernannt (Sie wahrscheinlich noch am gleichen Schreibtisch Sitz, tragt die gleiche Kleidung), wie um zu einem Vorarbeiter auf der Baustelle oder eine Fabrik gegenüber. Die schmeichelnde Veränderung ist aber, dass Sie jetzt in all diesen Treffen eingeladen und starten Sie alle bekommen diese E-Mails und Anrufe von Leuten außerhalb des Dev-Teams.

Der Mangel an greifbaren ändern könnte Ihren Verstand zu denken, Trick, dass Sie nur Ihren Jobs Behandlung benötigen zu halten meist die gleichen. Dies ist nicht der Fall, und Sie müssen über Ihre Aktionen und Re-Aktionen in den neuen Kapazitäten bewusst sein. Es könnte scheinen, du bist jetzt ein bisschen „mehr respektiert“ extern und man könnte geneigt sein, einen Teil dieses „Respekt“ kommen Sie Ihren Weg nach innen zu teilen, ein bisschen Demokratie spielen und in der Regel fair sein.

Nun, das ist nicht so viel über Fairness und Respekt ist, der neue Job ist:

Direkte das Dev-Team (vor allem durch die persönliche Beispiel und die Schaffung von Bildern darstellen, das Ziel).
Seien Sie eine Abstraktionsschicht zwischen dem Team und anderen Organisationseinheiten.

Pretty wie viel in der Programmierung erstellen Sie oft eine Abstraktionsschicht Komplexität zu kapseln und zu verstecken, das gleiche in Organisationen passiert. Du bist die Schicht, die Schnittstelle, die das Entwicklerteam zu kapseln hat. Und jede gute Verkapselung von einer Außenstehenden Sicht:

Blendet innere Komplexität, die nicht relevant für die Aufgabe in der Hand (wie die konkrete Umsetzung eines Algorithmus) von außen Beobachtern ist.
macht Dinge, die außerhalb Benutzer explizit (Ausnahmen, die ausgelöst werden können, keine Grenzen und Einschränkungen usw.) beeinflussen könnten.
gibt immer aussagekräftiges Feedback.
Acts konsequent.

Diese Grundsätze gelten gleichermaßen für die Kommunikation nach außen Team. Es ist keine leichte Aufgabe, diese Prinzipien zu folgen; tatsächlich geht es um eine Menge konkreter Arbeit, wie zu entscheiden, welche Details sind intern und welche Fakten müssen mitgeteilt werden und wann, wie das Feedback, am besten strukturiert muss und in einer konsistenten Art und Weise präsentiert werden und wer sollte extern von dem, was mitgeteilt werden, und wer muss weiterverfolgt und wann. Das ist eine Menge Arbeit, auch wenn einige es scheint trivial Admin zu sein.

Nun zu internen, nach innen gerichtete Kommunikation. Eine Möglichkeit ist, zu übertragen. Aber es verstopft das interne Netzwerk und jeder hat seine Zeit verbringen zu entscheiden, ob die Kommunikation irgendeine Bedeutung für sie trägt. Es ist wie ein sehr generischer Algorithmus aufweist, der unabhängig vom Eingangssignal immer tut genau die gleiche Menge an Arbeit. Es ist sicher möglich, aber warum sollten Sie das tun wollen? Eine effizientere Art und Weise ist offensichtlich Verarbeitung am Eingang abhängig einzustellen und hier hat es jemand Job zu sein, eine Entscheidung zu treffen, wie das Team über etwas gehen soll, zu versenden, oder wandelt die Eingabe:

Entscheiden Sie, welche Abfolge von Aktionen werden muss genommen,
oder einfach nur bestätigen und zu speichern für die Zukunft,
oder Follow-up,
oder ein Problem beiseite legen für eine spätere Überprüfung und dann stellen Sie sicher, es wird überprüft und wieder in den Entscheidungskreis zugeführt.

Dies ist keine kleine Aufgabe entweder und jemand hat es zu tun. Offensichtlich jetzt ist es Ihre Aufgabe, die nach außen und nach innen Kommunikation zu verwalten, und Sie haben einige Ihrer Gehirn Rechenleistung ausgeben, um es gut zu machen, so dass niemand sonst hat und Devs können sich auf ihre Aufgaben konzentrieren können.

sind einige andere gute Gründe, nicht CC-ing oder jeder-BCC ing unabhängig von Ihrer Berufsbezeichnung:

TO bedeutet „Maßnahmen ergreifen“, CC - „für die Zukunft nimmt zur Kenntnis,“ BCC - „belauschen oder Massenpost“. Sie sollten vorsichtig sein, wenn Sie die eine oder andere E-Mail an eine Gruppe von Menschen verwenden:
- E-Mail an eine einzelne Person ein straight forward „TO“, wenn E-Mail an eine Gruppe von Menschen nur „TO“ diese, die Sie, Maßnahmen ergreifen müssen (einschließlich einer einfachen Bestätigung). Dies ist die Standardeinstellung Bedeutung hat, in jedem anderen Fall explizit sagen, was zu erwarten ist (das heißt FYI, keine Aktion erforderlich usw.).
- CC nur diese, die Sie Kenntnis von den Informationen für die zukünftige Referenz zu nehmen. Wenn Sie eine Reihe von E-Mail erwarten hin und her gehen, bevor eine Einigung oder Problem behoben ist nicht „CC“, dann ist es am besten, eine Zusammenfassung Bestätigung senden später an anderen Parteien, die benachrichtigt werden müssen. Neben jeder Zeit spart und Fehlinterpretationen zu vermeiden aufgrund jemand nimmt Kenntnis von einer nicht endgültigen Kommunikation, die helfen Austausch persönlicher zu machen, mehr natürlich fließen, und reduzieren Formalismus und Bürokratismus. Oft CC-d e-mails formal behandelt, und das ist nicht immer eine gute Sache (aber manchmal genau das, was Sie wollen).
- BCC verwenden ist so gut wie nie in Ordnung. Das Wissen um jemand auf Ihre Gespräche abhören, wenn ans Licht gekommen, leicht Ihre Vertrauenswürdigkeit ruinieren. Es ist einfach eine Frage des „wann“. Und sollte Ihr Team dann Sorgen machen, dass Sie jemanden, der ihre Gespräche möglicherweise BCC-ing sonst? Massenversand durch BCC in den meisten Fällen ist auch falsch, es entsteht der Eindruck, dass E-Mail-spezifisch an den Empfänger adressiert.
Forwarding, CC-ing und BCC-ing wenig Aufwand erfordern, aber multiplizieren Lärm und verdünnt Signal. Es lohnt sich ein paar Gedanken zu geben, was genau brauchen Sie eine Person zu tun und was sollten sie wissen, auf Ihre Kommunikation zu handeln, bevor es zu komponieren.
Einige Gespräche am besten komplett „off line“ genommen werden (Telefon oder besser noch von Angesicht zu Angesicht), weil es Ihnen mehr Raum für maneveour gibt. Rundfunk oder Formalisierung in Schriftfelter ist wie sich in eine Ecke setzen. Sie können in schriftlicher Form letztere immer bestätigen.

Der Umzug in den zweiten Teil einer Tech-Führung Verantwortung (das Team durch persönliches Beispiel und Bilder zu leiten, welches das Ziel). Um das zu erreichen, dass Sie nicht brauchen, um weitergeben an das Team jedes einzelne Stück von Informationen, die in Ihrem Posteingang passieren zu beenden. Sie müssen eine Geschichte schaffen und jede gute Geschichte ist eine Abstraktion von realen Ereignissen, die für ein bestimmtes Publikum von nur relevant und interessantem Detail besteht. Die Erstellung diese kurze Geschichte auf der Grundlage Ihrer täglichen Erfahrung und beurteilen, was relevant und interessant ist und dann regelmäßig an dem Team zu präsentieren ist auch eine ganz Arbeit geleistet.

Aber vergessen Sie nicht, dass das Team durch die Leitung und die als Abstraktionsschicht helfen Ihnen, Entwickler und Außenwelt effizienter zu interagieren, erreichen mehr und größere Komplexität zu bewältigen, hat der Auftrag einen Punkt.

Das Engineering-Team muss die geschäftlichen Gründe verstehen, warum es aufgefordert wird, Dinge auf Makroebene zu tun.Das Engineering-Team wird dadurch Verständnis und Motivation gewinnen.Aber wie Sie bemerken, ist zu viel Geschwätz ein Tabu. Ein Teil Ihrer Aufgabe besteht darin, zu filtern, und dazu gehört auch, sie keinem großen Lärm auszusetzen.Ihre Entwickler haben wahrscheinlich Meinungen und Erkenntnisse darüber, wie bestimmte Dinge zu tun sind oder warum bestimmte Technologien ausgewählt werden sollten, und sie sollten aufgrund ihres Fachwissens in diesen Bereichen eingesetzt werden.

Schaffen Sie auf keinen Fall eine Kultur des BCCing.

Eine Möglichkeit besteht darin, separate Mailinglisten zu haben, die interessierte Parteien abonnieren können, aber natürlich werden nicht alle Chatter auf diesen Listen sein.

Und natürlich darf ein regelmäßiges Firmenmeeting nicht fehlen.Teilen Sie den Ingenieuren mit, warum das Unternehmen von der Lieferung eines stabilen, vollständigen Produkts abhängt (oder was auch immer die bevorstehenden Meilensteine erfordern).20 Minuten, keine Folien, kein Blödsinn, das funktioniert für mich.Ihr Team und Ihre Situation können variieren.

würde ich ein Wiki verwenden, mögen Sie nicht auf den E-Mail-Sturm hinzuzufügen und Ihre Entwickler können auch dazu beitragen, und die Dinge zu ändern. Es ist auch wirklich nützliche Dokumente für den Austausch, und wenn sie gut gemacht wird es sich selbsttragend.

BTW Ausschneiden / Einfügen von E-Mail Wiki scheint wie eine seltsame Sache zu tun zu haben, weiß jemand eine lightwieght .Net Wiki, dass ich Inhalte zu E-Mail kann?

Ein Weg, um nicht vorwärts diese alle E-Mails sein könnte und einmal pro Woche kompilieren alle relevanten Informationen, Designänderungen und so weiter in einer wöchentlichen Sitzung. Ich würde auf jeden Fall nicht eine Flut von E-Mail an die Entwickler senden. Natürlich, wenn etwas kritisch diskutiert wird, das sollte dann wieder in ihre Aufmerksamkeit gestellt werden. Allerdings versuchen für eine wöchentliche Zusammenfassung und Diskussion relevanter Details.

Ich sehe diese Frage 1 Jahr, nachdem es geschrieben worden ist, aber ich kann meine Erfahrung mit einigen spezifischen Daten für meinen Fall hinzufügen. Für 2-3 Entwickler an dem Projekt, das tue ich meistens one-on-one. Viele Male ich tun dies über die IM oder Telefon, da die meisten von meinem Team verbringt viel Zeit im Büro zu Hause. Treffen von Zeit zu Zeit unvermeidlich ist, vor allem, wenn Projekt beginnt (1-2 Entwicklertreffen sind in der Regel genug, um einigermaßen kompliziertes Projekt Kick-off), aber in der Regel der gesamte Kommunikation mit dem Rest des Unternehmens geht durch mich und Entwickler erhalten ein verdauen. Einzige Ausnahme ist, wenn ich Entwickler direkt mit dem Benutzer verbinden (nicht-Management!) Details des Projektes zu arbeiten.

Ich neige dazu, regelmäßige Treffen (wöchentlich oder täglich) und Besprechungen planen nur zu vermeiden, wenn mindestens zwei davon geschehen, in dieser Reihenfolge:

Wichtige Informationen kommen in (je nach Dringlichkeit dies kann bis zu einer Woche dauern, bis)
Die Entwickler sind im Büro, vorzugsweise aus anderen Gründen (Entwickler-to-Entwicklertreffen)
Client verfügbar ist (nicht viel Auswahl gibt, aber ich versuche Treffen zu tun und verbinden Entwickler mit einzelnen Hands-on-Experte auf der Seite des Client später)
Ich brauche Design Beratung (da ich einen technischen Vorsprung bin ich für die meisten der High-Level-Architekturentscheidungen verantwortlich bin)

Für Teams von 4-8 Personen (8 Personen in der Regel bedeuten, dass zwei Teams) fand ich heraus, dass kurze 30-Minuten-Sitzung etwa einmal pro Woche dann genug, um mehr ist jeden auf dem neuesten Stand zu halten. Dies ist natürlich zusätzlich zu One-on-one, die mich für Junior-Entwickler täglich tun und etwa zweimal pro Woche für Senior-Entwickler.

Für one-on-one, ziehe ich es, dass Entwickler mit mir Kontakt auf, wenn sie für mehr suchen oder zu tun, wenn sie auf Aufgabe haben Fragen sind sie gerade erst begonnen zu tun. Dies ist auch eine gute Möglichkeit für mich im Auge zu behalten, wie die Dinge ohne Entwickler gehen, um darüber nachzudenken, mich zu halten auf dem Laufenden. Ich neige dazu, E-Mail zu vermeiden, wenn IM genug ist, schalten Sie sonst zu Telefon (wenn es etwas zu erklären oder zu diskutieren) und e-Mail, wenn:

Kunden berichtete Fehler per E-Mail
Es gibt eine Menge von wichtigen kleinen Details und Entwicklern wird wahrscheinlich eine Menge Zeit bei der Implementierung durch diese E-Mail geht

Es gibt auch Entwickler-to-Entwicklertreffen, wenn sie auf etwas (zum Beispiel, wenn Java und Javascript-Entwickler benötigen Schnittstelle Details auszuarbeiten) koordinieren müssen.

Diese Arbeitsweise bedeutet, dass ich so schnell wie möglich reagieren, muß IM, und dass ich in die Regel mit vielen Unterbrechungen umgehen, so dass Entwickler nur mit Unterbrechungen für mich zu tun haben oder andere Entwickler. Welches ist in Ordnung, da wichtiger Teil meiner Arbeit ist es, Entwickler effektiver zu machen.

Wenn ich Ruhe brauche für die Codierung (und es sich leisten kann) fand ich, dass das Delegieren Client-Kommunikation auf nicht-technische Projektmanager und auch Beta-Tester (die viel besser sind mit Ablenkungen als Programmierer).

Sie fragen, was sie bevorzugen würden. Ich nehme an, sie würden lieber nicht auf jede E-Mail Kopie zugesendet werden und würde für eine kurze verbale Update auf einer regelmäßigen Basis entscheiden.

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