Werden von Ordnern nachteilig für den Einsatz von Inhaltstypen verwendet?

Question

hintergrund: Ich habe eher kürzlich den Einsatz des Dokumentzentrums-Aspekts unseres Intranets von einem Kollegen übernommen, der auf bessere Dinge weitergezogen ist.

Unsere Organisation besteht aus mehreren verschiedenen Abschnitten und für jeden Abschnitt, den er Bibliotheken und Inhaltstypen erstellt hatte, und die Benutzer hatten bisher damit zufrieden, dies zu verlassen.

Im Falle meiner ersten etablierten Bibliothek für einen Abschnitt, der aus unserem alten 'Shared-Ordner-System migriert wird, war das erste Feedback auch gut - außer dass sie auch die Freiheit aufgenommen haben, ein paar Ordner hinzuzufügen (kein Dokument) Sets) innerhalb dessen, dass bestimmte Inhaltstypen gruppieren.

Während mein Instinkt mir sagt, dass dies ein Verhalten ist, das ich in der Knospe schlagen möchte, bevor die Größe der Bibliothek so wird, dass es unführbar ist, sich zu ändern, habe ich ein bisschen Schwierigkeiten, meinen Finger genau darauf zu bringen Das Problem mit Ordnern ist in diesem Szenario.

frage: So - könnte mich jemand anhand der genauen Nachteile auftauschen, um diese Erstellung von Ordnern und Unterordnern zu ermöglichen, um fortzufahren?

vorausgesetzt, dass es große Nachteile gibt - ich nehme an, dass ich versuchen kann, dieses Problem durch Gruppieren und Sortieren nach dem Inhaltstyp zu erreichen.

Answer 1

Umzug von Ordnern an Metadaten ist ein sehr häufiges Szenario, wenn Organisationen in ihrer SharePoint-Annahme ein gewisses Maß an Fälligkeit erreichen, und die Kommunikation des Wertvorschlags an die Benutzerbasis ist ein Schmerzpunkt, den ich erneut mit Kunden erlebt habe. Die "Ordnermentalität" ist oft tief verschanzt und steigt daraus, dass die Bereitschaft in verschiedenen Hindernissen nachdenken muss.

Ordner versetzen eine starre eindimensionale Struktur in Ihre Dokumentenbibliothek. Wenn Sie mehrere Kategorienstufen für Ihre Dokumente haben, müssen Sie dieselbe verschachtelte Ordnerstruktur in jedem Ordner der oberen Ebene wiederholen. Angenommen, Sie haben einen Ordner "Region" mit einem Ordner "Client" innen. Jetzt möchte jemand alle Dokumente für Client ABC unabhängig von der Region sehen. Mit Metadaten ist es einfach, klicken Sie einfach auf den Spaltenkopf in der Ansicht. Mit verschachtelten Ordnern weiß ich wirklich nicht, wie Sie das tun würden. Angenommen, Sie erhalten einen neuen Kunden. Würden Ihre Nutzer vorschlagen, in jeder Region einen neuen Ordner zu erstellen? Nein, gehen Sie einfach zum Begriff Store und fügen Sie dem Begriff Set einen neuen Client hinzu.

Die einzige Situation, in der ich den Einsatz von Ordnern empfehlen würde, ist, wenn es spezielle Sesselanforderungen gibt. Anstatt einzelne Elemente zu sichern, erstellen Sie einen Ordner und sichern Sie das, und legen Sie den gesicherten Inhalt in ein. Es ist besser sowohl technische als auch für den Sicht der Usability.