¿Se utilizan las carpetas perjudiciales para el uso de tipos de contenido?

Question

Fondo: He tomado bastante recientemente sobre el uso del aspecto del centro de documentos de nuestra intranet de un colega que se ha movido a mejores cosas.

Nuestra organización consiste en varias secciones diferentes y para cada sección que había estado estableciendo bibliotecas y tipos de contenido, y los usuarios hasta ahora habían estado contentos de dejarlo en eso.

En el caso de mi primera biblioteca establecida para una sección que se está migrando de nuestro antiguo sistema de "carpetas compartidas", la retroalimentación inicial también ha sido buena, excepto que también han tomado la libertad de agregar un par de carpetas (no documentar Conjuntos) dentro de los cuales grupos de tipos de contenido particular.

Mientras mi instinto me está diciendo que este es un comportamiento que quiero pellizcar en el brote antes de que el tamaño de la biblioteca se convierta en tal que no sea inviable para enmendar, estoy teniendo un poco de dificultad para colocar mi dedo con precisión qué El problema con las carpetas está en este escenario.

Pregunta: Entonces, ¿podría alguien amablemente iluminarme en cuanto a los inconvenientes precisos de permitir esta creación de carpetas y subcarpetas para continuar?

Suponiendo que hay grandes inconvenientes: lo tomo para que pueda intentar convertir este problema a través de la agrupación y clasificación por tipo de contenido.

Answer 1

Mover de las carpetas a metadatos es un escenario muy común cuando las organizaciones alcanzan un cierto nivel de madurez en su adopción de SharePoint, y la comunicación de la propuesta de valor a la base de usuarios es un punto de dolor que he experimentado tiempo y tiempo de nuevo con los clientes. La "mentalidad de la carpeta" a menudo se arraigue profundamente y saliendo de ella requiere una voluntad de pensar en diferentes términos.

Las carpetas imponen una estructura rígida unidimensional en su biblioteca de documentos. Si tiene varios niveles de categorizaciones para sus documentos, debe repetir la misma estructura de carpetas anidadas dentro de cada carpeta de nivel superior. Supongamos que tiene una carpeta "Región" con una carpeta "Cliente" dentro. Ahora alguien quiere ver todos los documentos para el cliente ABC, independientemente de la región. Con metadatos, es fácil, simplemente haga clic en el encabezado de la columna en la vista. Con carpetas anidadas, realmente no sé cómo harías eso. Ahora, supongamos que obtienes un nuevo cliente. ¿Sus usuarios propondrían crear una nueva carpeta dentro de cada región? NAH, simplemente vaya al término tienda y agregue un nuevo cliente al término establecido.

La única situación en la que recomendaría el uso de carpetas es si hay requisitos especiales de seguridad. En lugar de asegurar los elementos individuales, crear una carpeta y asegurarlo, y coloque su contenido seguro dentro. Es mejor de un punto de vista técnico y de usabilidad.