¿Cuál es la mejor manera de manejar archivos para una oficina pequeña?

Question

Actualmente trabajo en una pequeña empresa de desarrollo web, principalmente hacemos sitios de campañas y otras cosas promocionales.Durante nuestro primer año hemos estado usando un "servidor" para compartir archivos de proyecto, una simple máquina con Windows con un recurso compartido de red.Pero esto no es exactamente una prueba de futuro.

SVN es excelente para el código (es lo que usamos ahora), pero quiero tener la comodidad de controlar versiones (o al menos alguna forma de sincronización) para todos o la mayoría de nuestros archivos.

Lo que básicamente quiero es algo que haga lo que hace subversion con el código, pero para nuestros archivos documentos/psd/pdf.

Me doy cuenta de que Subversion también maneja archivos binarios, pero creo que podría ser un poco excesivo para nuestros propósitos.No necesariamente necesita todas las comodidades de un sistema de control de versiones completo, pero sí algo que elimine la necesidad de nombrar de forma incremental (Notes_1.23.doc) y reduzca la posibilidad de sobrescribir algo por error.

También debe ser multiplataforma, manejar archivos grandes (más de 100 MB) y ser utilizable por personas poco técnicas.

Answer 1

SVN también es excelente para binarios.Si tiene miedo de no poder comparar revisiones, puedo decirle que es posible para documentos de Word utilizando Tortoise.
Pero no sé a qué te refieres con "ampliar el control de versiones".SVN no es un sistema de gestión de documentos.

Editar:

pero creo que podría ser un poco excesivo para nuestros propósitos.

Si ya estás usando SVN y cumple tus propósitos, ¿por qué molestarte con un segundo sistema?

Answer 2

Si tiene un servidor Windows 2003, puede echar un vistazo a Sharepoint Services 3.0 (http://technet.microsoft.com/en-us/windowsserver/sharepoint/bb684453.aspx).

Puede realizar control de versiones de documentos y tiene una buena integración con Office, comenzando con Office XP, pero Office 2003 y 2007 son mejores.Los archivos de Office y PDF se pueden indexar (a través de Adobe IFilter) y buscar.También puede agregar IFilters para buscar metadatos en sus documentos.

En cuanto a archivos grandes, por defecto el tamaño máximo es 50 MB, pero se puede configurar.

Answer 3

Nos acabamos de mudar a Forzosamente y he estado muy contento con ello.Es un producto comercial, pero es tan potente y fácil de usar que vale la pena el precio por asiento en mi humilde opinión.

Answer 4

¿Una estructura de carpetas y un esquema de nombres decentes?

VCS realmente no maneja muy bien imágenes y cosas así. ¿Sería posible tener el código en un VCS (SVN/Git/Mercurial, etc.), junto con una estructura de carpetas sensata para los activos binarios (fotos de origen, Photoshop PSD? archivos, archivos de Illustrator, etc.)?

No manejaría la sincronización, pero un servidor de archivos central lograría lo mismo.

Se necesitaría algo de aplicación y pastoreo para que la gente nombrara las cosas correctamente, pero creo que tener una carpeta de versión para cada activo (como someproject/asset/header_logo/v01/header_logo_v01.psd) será básicamente como un VCS, pero más fácil. para moverse entre diferentes revisiones (no vcs checkout blah -r 234 cuando un cliente decide que prefiere v02 más que v03)

Answer 5

Tu pregunta es interesante porque especificas que es adecuada para una oficina pequeña.A nivel empresarial, recomendaría algo similar a eRoom de EMC Documentum, pero obviamente eso será mucho más de lo que necesita y también más de lo que desea en términos de costos.No estoy seguro de los detalles de la licencia sobre esto, pero he oído que si su oficina tiene MS Office, tiene acceso a Sharepoint, lo que podría funcionar bien para usted.También estoy seguro de que hay muchos SAAS implementaciones de este tipo de cosas, por lo que es posible que desees ver eso, teniendo en cuenta que los servidores no serán alojados por ti, por lo que si el material es extremadamente sensible, obviamente esa no es la ruta adecuada.

Answer 6

Quizás quieras considerar usar una Mac como servidor y usar Máquina del tiempo para hacer una copia de seguridad de sus carpetas compartidas.Hacer esto le brinda copias de seguridad automáticas y le permite compartir a través de Samba para que todos puedan tener una unidad de red en su computadora.Un servidor Mac probablemente sea excesivo.Una Mac Mini serviría para una oficina pequeña o una máquina de escritorio reutilizada.

También podrías considerar Servicio S3 de Amazon para hacer copias de seguridad sin conexión.Dado que es un servicio de pago por uso, esto puede escalar con el uso y, si siente que desea pasar a otra cosa, siempre puede descargar sus datos y llevarlos a otro lugar.

Answer 7

Windows Vista incluye versiones de archivos locales en su sistema de archivos, lo que puede resultar útil, pero está limitado en términos de trabajo en equipo.Sin embargo, si alguien sobrescribe el archivo de otra persona, se almacena una nueva versión como debería ser.

Answer 8

Considere también KnowledgeTree.Échale un vistazo, algunas demostraciones/capturas de pantalla están disponibles enhttp://www.knowledgetree.com/

Tiene una edición comunitaria gratuita de código abierto, por lo que es rentable.No lo hemos probado, pero elegimos este sobre otros sistemas para una pequeña empresa que busca una solución de control de versiones de documentos.