Qual è il modo migliore per gestire i file per un piccolo ufficio?

Question

Attualmente sto lavorando presso una piccola società di sviluppo web, abbiamo per lo più fare campagna di siti e altri oggetti promozionali.Per il nostro primo anno abbiamo utilizzando un "server" per la condivisione di file di progetto, una normale macchina windows con una condivisione di rete.Ma questo non è esattamente a prova di futuro.

SVN è grande per il codice (è quello che uso ora), ma voglio avere la comodità di versioning (o almeno una qualche forma di sincronizzazione) per tutti o la maggior parte dei nostri file.

Quello che mi essenzialmente che voglio è qualcosa che fa quello che subversion non per il codice, ma per i nostri documenti/psd/file pdf.

Mi rendo conto di subversion gestisce i file binari di troppo, ma ritengo che potrebbe essere un po ' eccessivo per i nostri scopi.Non ha necessariamente bisogno di tutte le campane e fischietti di un completo sistema di controllo di versione, ma qualcosa che elimina la necessità per i backup incrementali di denominazione (Notes_1.23.doc) e diminuiscono le possibilità di sovrascrivere qualcosa per errore.

Ha anche bisogno di essere multipiattaforma, gestire file di grandi dimensioni (100 mb+) e di essere utilizzabile da un po ' non tecnico.

Answer 1

SVN è ottimo anche per i binari. Se hai paura di non poter confrontare le revisioni, posso dirti che è possibile per i documenti di Word, usando Tortoise.
Ma non so cosa intendi con "espansione del controllo delle versioni". SVN non è un sistema di gestione dei documenti.

Modifica:

  

ma penso che potrebbe essere un po 'eccessivo per i nostri scopi

Se stai già utilizzando SVN e soddisfa i tuoi scopi, perché preoccuparsi di un secondo sistema?

Answer 2

Se hai un server Windows 2003, puoi dare un'occhiata a Sharepoint Services 3.0 ( http://technet.microsoft.com/en-us/windowsserver/sharepoint/bb684453.aspx ).

Può controllare la versione dei documenti e ha una buona integrazione con Office, a partire da Office xp, ma Office 2003 e 2007 sono migliori. I file Office e PDF possono essere indicizzati (tramite Adobe IFilter) e cercati. Puoi anche aggiungere IFilter per cercare metadati nei tuoi documenti.

Per quanto riguarda i file di grandi dimensioni, per impostazione predefinita la dimensione massima del file è 50 MB, ma può essere configurata.

Answer 3

Siamo appena passati a Perforce e ne siamo rimasti davvero soddisfatti. È un prodotto commerciale, ma è così potente e facile da usare che vale il prezzo per posto IMHO.

Answer 4

Una struttura di cartelle e uno schema di denominazione decenti?

VCS in realtà non gestisce le immagini e così bene - sarebbe possibile avere il codice in un VCS (SVN / Git / Mercurial ecc.), insieme a una struttura di cartelle sensibile per le risorse binarie (foto di origine , File PSD di Photoshop, file Illustrator e così via)?

Non gestirà la sincronizzazione, ma un file server centrale otterrebbe la stessa cosa.

Richiederebbe un po 'di applicazione e di pastorizia per indurre le persone a nominare le cose correttamente, ma penso che avere una cartella di versione per ogni risorsa (come someproject / asset / header_logo / v01 / header_logo_v01.psd) sarà fondamentalmente come un VCS , ma è più semplice spostarsi tra revisioni diverse (nessun vcs checkout blah -r 234 quando un cliente decide di preferire la v02 più della v03)

Answer 5

La tua domanda è interessante perché stai specificando che è adatto per un piccolo ufficio. A livello aziendale, consiglierei qualcosa del genere eRoom di EMC Documentum , ma ovviamente sarà molto più di quello che ti serve, e anche di più di quello che desideri dal punto di vista dei costi. Non sono sicuro dei dettagli della licenza su questo, ma ho sentito che se il tuo ufficio ha MS Office, hai accesso a Sharepoint, che potrebbe funzionare bene per te. Sono anche sicuro che ci sono molte SAAS di questo tipo di cose, quindi tu potrebbe voler esaminare ciò, tenendo presente che i server non saranno ospitati da te, quindi se il materiale è estremamente sensibile, questo ovviamente non è il percorso corretto.

Answer 6

Potresti prendere in considerazione l'utilizzo di un Mac come server e l'utilizzo di Time Machine per eseguire il backup delle cartelle condivise. In questo modo ti dà backup automatici e ti consente di condividere tramite Samba in modo che tutti possano avere un unità di rete sul loro computer. Un server Mac è probabilmente eccessivo. Un Mac Mini lo farebbe per un piccolo ufficio o una macchina desktop riproposta.

Puoi anche considerare il servizio S3 di Amazon per eseguire backup offline . Poiché si tratta di un servizio pay-as-you-go, questo può ridimensionarsi con l'uso e, se senti di voler passare a qualcos'altro, puoi sempre scaricare i tuoi dati e portarli altrove.

Answer 7

Windows Vista presenta il controllo delle versioni dei file locali nel suo file system, che può essere utile, ma è limitato in termini di lavoro di squadra. Tuttavia, se qualcuno sovrascrive il file di qualcun altro, una nuova versione viene memorizzata come dovrebbe essere.

Answer 8

Considera anche KnowledgeTree. Dai un'occhiata, alcune demo / schermate sono disponibili su http://www.knowledgetree.com/

Ha una Community Edition open source gratuita, quindi è conveniente. Non l'abbiamo provato, ma abbiamo scelto questo rispetto ad altri sistemi per una piccola impresa alla ricerca di una soluzione di versioning dei documenti.