Qual é a melhor maneira de lidar com arquivos em um pequeno escritório?

Question

Atualmente estou trabalhando em uma pequena empresa de desenvolvimento web, fazemos principalmente sites de campanha e outras coisas promocionais.No nosso primeiro ano, usamos um "servidor" para compartilhar arquivos de projeto, uma máquina Windows simples com compartilhamento de rede.Mas isso não é exatamente uma prova do futuro.

SVN é ótimo para código (é o que usamos agora), mas quero ter o conforto do controle de versão (ou pelo menos alguma forma de sincronização) para todos ou a maioria dos nossos arquivos.

O que eu quero essencialmente é algo que faça o que o subversion faz para o código, mas para nossos arquivos documentos/psd/pdf.

Sei que o Subversion também lida com arquivos binários, mas acho que pode ser um pouco exagerado para nossos propósitos.Ele não precisa necessariamente de todos os recursos de um sistema de controle de versão completo, mas de algo que elimina a necessidade de nomenclatura incremental (Notas_1.23.doc) e diminui a chance de sobrescrever algo por engano.

Ele também precisa ser multiplataforma, lidar com arquivos grandes (100 mb+) e ser utilizável por pessoas não técnicas.

Answer 1

SVN também é ótimo para binários.Se você tem medo de não conseguir comparar as revisões, posso dizer que é possível para documentos do Word, usando o Tortoise.
Mas não sei o que você quer dizer com "expandir o versionamento".SVN não é um sistema de gerenciamento de documentos.

Editar:

mas acho que pode ser um pouco exagerado para nossos propósitos

Se você já usa SVN e ele atende aos seus propósitos, por que se preocupar com um segundo sistema?

Answer 2

Se você possui um servidor Windows 2003, pode dar uma olhada no Sharepoint Services 3.0 (http://technet.microsoft.com/en-us/windowsserver/sharepoint/bb684453.aspx).

Ele pode fazer controle de versão de documentos e tem uma ótima integração com o Office, começando com o Office XP, mas o Office 2003 e 2007 são melhores.Arquivos Office e PDF podem ser indexados (via Adobe IFilter) e pesquisados.Você também pode adicionar IFilters para pesquisar metadados em seus documentos.

Em relação a arquivos grandes, por padrão o tamanho máximo do arquivo é 50 MB, mas pode ser configurado.

Answer 3

Acabamos de nos mudar para Forçosamente e fiquei muito feliz com isso.É um produto comercial, mas é tão poderoso e fácil de usar que vale o preço por assento IMHO.

Answer 4

Uma estrutura de pastas e um esquema de nomenclatura decentes?

O VCS realmente não lida com imagens muito bem - seria possível ter o código em um VCS (SVN/Git/Mercurial etc), junto com uma estrutura de pastas sensata para os ativos binários (fotos de origem, Photoshop PSD arquivos, arquivos do Illustrator e assim por diante)?

Não lidaria com a sincronização, mas um servidor de arquivos central conseguiria a mesma coisa.

Seria necessário alguma fiscalização e pastoreio para que as pessoas nomeassem as coisas corretamente, mas acho que ter uma pasta de versão para cada ativo (como someproject/asset/header_logo/v01/header_logo_v01.psd) será basicamente como um VCS, mas mais fácil para alternar entre diferentes revisões (sem vcs checkout blah -r 234 quando um cliente decide que prefere a v02 em vez da v03)

Answer 5

Sua pergunta é interessante porque você especifica que é adequada para um pequeno escritório.No nível empresarial, eu recomendaria algo na linha de eRoom da EMC Documentum, mas obviamente isso será muito mais do que você precisa e mais do que você deseja em termos de custo também.Não tenho certeza dos detalhes do licenciamento, mas ouvi dizer que se o seu escritório tiver o MS Office, você terá acesso ao Sharepoint, o que pode funcionar bem para você.Também tenho certeza de que há muitos SAAS implementações desse tipo de coisa, então você pode querer dar uma olhada nisso, tendo em mente que os servidores não serão hospedados por você, então se o material for extremamente sensível, esse obviamente não é o caminho correto.

Answer 6

Você pode considerar usar um Mac como servidor e usar Máquina do tempo para fazer backup de suas pastas compartilhadas.Isso fornece backups automáticos e permite compartilhar através do Samba para que todos possam ter um unidade de rede em seu computador.Um servidor Mac provavelmente é um exagero.Um Mac Mini serviria para um pequeno escritório ou uma máquina desktop adaptada.

Você também pode considerar Serviço S3 da Amazon para fazer backups offline.Como é um serviço pré-pago, ele pode ser escalonado com o uso e, se você sentir que deseja mudar para outro serviço, poderá baixar seus dados e levá-los para outro lugar.

Answer 7

O Windows Vista apresenta controle de versão de arquivos locais em seu sistema de arquivos, o que pode ser útil, mas é limitado em termos de trabalho em equipe.No entanto, se alguém substituir o arquivo de outra pessoa, uma nova versão será armazenada como deveria.

Answer 8

Considere também o KnowledgeTree.Dê uma olhada, algumas demonstrações/capturas de tela estão disponíveis emhttp://www.knowledgetree.com/

Ele tem uma Community Edition gratuita e de código aberto - por isso é econômico.Ainda não experimentamos, mas escolhemos este em vez de outros sistemas para uma pequena empresa que procura uma solução de controle de versão de documentos.