Comment gérer et estimer les exigences non structurées reçues des clients

Question

La plupart du temps pendant la phase d'appel d'offres d'un projet, je reçois les exigences d'un système logiciel de nos clients potentiels dans un format très non structuré de diverses sources [e-mail, documents Word, Excel]. Il s'agit généralement d'un tas de gars de «développement de produits» du côté du client qui proposent ces «solutions proposées» aux problèmes commerciaux dont ils ont. Bien qu'ils soient les experts du domaine commercial, la plupart du temps, ils n'ont pas les solutions correctes.

Il en résulte

• plusieurs versions de la même exigence
• Mélange de deux exigences en une
• Quelques versions de l'exigence plus tard sur la ligne, les exigences qui ont été combinées ensemble se séparent à nouveau, chacune en emportant quelques-uns des nouveaux ajouts

Comment travaillez-vous avec de telles exigences et de les régler dans des cas d'utilisation appropriés et avant le début du développement? Quels outils pouvons-nous utiliser pour suivre l'historique d'une exigence particulière, dès la première fois qu'il a été conçu jusqu'à ce qu'il se cristallise dans un cas d'utilisation approprié? L'estimation du travail contre les exigences reçues de cette manière est un cauchemar qui finit par faire des erreurs pour comprendre correctement l'exigence et estimer correctement l'effort contre elle.

Une fois que nous avons remporté le projet, les clients ont réfléchi à leurs exigences et ont été en mesure de l'articuler correctement. Ce qui se passe dans ce cas, c'est que certaines fonctionnalités sont abandonnées, certaines améliorées, certaines prennent un tout nouveau tour. Cela peut essentiellement annuler certaines des estimations de l'élément de travail qui ont été faites avant la victoire du projet. Je serais intéressé à savoir s'il existe un système par lequel nous pouvons construire un arbre d'une exigence particulière et comment chaque branche a entraîné une estimation différente.

Des conseils, des outils, des astuces pour rendre cette activité plus gérable? J'essaie simplement d'obtenir des informations de quelqu'un de plus expérimenté que dans la gestion des exigences et l'estimation des efforts.