SharePoint en tant que lecteur de réseau partagée: comment amener les utilisateurs à utiliser SharePoint comme SharePoint

Question

Nous sommes confrontés à un problème où les utilisateurs n'utilisent pas SharePoint comme SharePoint, ils utilisent un site, puis utilisent l'explorateur vue pour faire glisser un tas de dossiers / fichiers en "documents partagés", ils ajoutent quelques personnes et c'est il. Aucune utilisation de calendriers, de métadonnées, de panneaux de discussion, de flux de travail, etc. Essentiellement, ils ne reçoivent aucun avantage sur l'utilisation d'un lecteur réseau.

Nous avons essayé de lutter contre cela par:

1. Faire des propriétaires de chantiers potentiels de surveillance des tutoriels et de compléter la pratique Tests pour vous assurer qu'ils peuvent utiliser des métadonnées, etc.
2. Création d'un site de tutoriels avec beaucoup de didacticiels vidéo (> 100) accessibles à tous, ainsi que de podcasts, etc.
3. Offrir des sessions d'éducation SharePoint: déjeuner rapide et apprend aussi bien que plein Cours d'après-midi
4. Établissement de la gouvernance sur la manière dont SharePoint doit être utilisé (environnement de collaboration, documents «vivant», etc.).
5. Coupure périodiquement (suppression ou archivage) de contenu ancien

   Essayez comme nous le voudrions peut-être, beaucoup de personnes qui viennent de pomper »N jeter des documents dans la vue de Via Explorer et n'utilisent pas aucun autre aspect d'autres aspects de SharePoint.

   Vous pouvez mener un cheval à l'eau, mais vous ne pouvez pas les amener à boire. Comment allez-vous boire vos chevaux? (La SharePoint Kool-Aid)

Answer 1

Votre concentration ne devrait pas être sur les gens à utiliser SharePoint comme SharePoint, car l'objectif ne devrait pas être d'utiliser SharePoint.

Au lieu de cela, l'accent devrait être mis sur l'aide des utilisateurs à résoudre leurs problèmes d'entreprise.Certains de ces problèmes peuvent être résolus en utilisant SharePoint comme SharePoint auquel cas ils auraient dû aider à faire cela.Si vous continuez à vous concentrer sur l'aide des utilisateurs à résoudre leurs problèmes et, espérons-le, êtes en mesure de leur montrer que beaucoup d'entre elles peuvent être faites en utilisant SharePoint, alors à un moment donné, certains d'entre eux peuvent commencer à vouloir explorer / étendre les SharePoint eux-mêmes, à ce stade.Vous devriez être prêt à donner la guidage et l'aide.

Answer 2

Voici quelques autres idées que vous pouvez utiliser pour augmenter l'utilisation SharePoint:

0) Forcez la page d'accueil des utilisateurs pour accéder au portail via la stratégie de groupe (vous verrez pourquoi ci-dessous)

1) Si vous pouvez obtenir la gestion supérieure pour l'utiliser, le reste de la foule sera plus disposé à l'utiliser: voir si vous pouvez convaincre la gestion supérieure d'utiliser une liste d'annonce qui sort sur le courrier électronique de tous au lieu d'une Employés de messagerie directe. Mettez cette annonce sur la page d'accueil du portail. Tout le monde verra les annonces en raison de l'étape 0 et une fois que cela se produit au fil du temps, ils se développeront habitués à cela.

2) Sur cette même page d'accueil - Parlez aux ressources humaines et aux affaires publiques pour conserver de nouvelles images d'employés ou d'événements d'org locaux sur cette page. Parfois, un employé du mois, ou des projecteurs de l'employé. Mettez en valeur les gens qui font de bonnes choses dans votre organisation et gardez le contenu frais. Demandez aux gestionnaires de mettre en évidence les gens de faire de bonnes choses et de la reconnaissance entre leurs pairs. Changer l'histoire chaque semaine environ. Les gens vont lire ceci parce que si l'étape 0 et vous aurez un arriéré d'histoires car tout le monde veut que leur peuple soit sur la page d'accueil.

3) Obtenez votre structure de site de portail et votre navigation globale pour imiter votre carte d'org d'organisation. Plus vous pouvez le faire, plus votre site fera de sens pour les personnes et commencera à naviguer dans d'autres domaines et à vérifier le contenu. Continuez sur cela tous les mois - les utilisateurs détestent voir des liens obsolètes ou un nom de groupe ancien. N'ayez pas peur d'archiver le contenu qui n'est plus utilisé et de vous débarrasser des anciens noms. En raison de l'étape 0, ils voudront probablement voir ce qui est de nouveaux domaines de l'organisation qui se soucient.

4) Profitez des pièces sociales: présence, mes sites. S'ils sont forcés d'y aller avec l'étape 0 - ils verront qui d'autre y est ou y était récemment. Vous pouvez faire une belle base de connaissances des compétences des employés avec les sites. Aussi avec Clean Active Directory, vous pouvez avoir votre affichage de graphique d'org d'employé sur les pages de mes sites. Passez l'appareil photo numérique autour et faites de tout le monde. L'aide des gens à mettre des visages avec des noms.

5) Il existe des moyens de changer de bureau pour rechercher SharePoint à l'aide de connecteurs. Plus les gens recherchent votre portail, plus ils vont y trouver et y retourner à l'avenir. http://technet.microsoft.com/en-us/library/ff899315.aspx

En les obligeant à se rendre au portail tout au long de la journée (recherches, page d'accueil du navigateur, notes de gestion) et à maintenir le contenu frais et pertinent, les utilisateurs s'habitueront à y retourner et à contribuer à la soirée de Kool Aid .

J'espère que cela aide.

Answer 3

Selon Jakobsen, vous devez annoncer SharePoint comme réponse aux problèmes d'entreprise. Mais en outre, trouver des moyens qui rendront SharePoint sembler attrayant en leur montrant que SharePoint peut centraliser les données, le garder en sécurité et rentable, et facile à utiliser.

Vous ne voulez pas les accueillir avec toutes les fonctionnalités SharePoint doit offrir jusqu'à ce que vous vous connectez à la manière dont ils peuvent l'utiliser. La plupart des utilisateurs ne verront pas les points de connexion jusqu'à ce que vous expliquiez comment les connecter. Ne leur disons pas ce que SharePoint peut ajouter pour eux, mais dites-leur ce que SharePoint peut résoudre ou Simplify processus métier.

Ce qui a fonctionné pour notre société est désigné les délégués SharePoint qui agissent en tant que propriétaires de contenu SharePoint dans chaque département / division, qui aideront les autres à se mettre à bord. Formez-les complètement et obtenez-les excités par SharePoint. Ils peuvent voir un problème que SharePoint peut résoudre mieux parce qu'ils sauront comment le département fait son processus.

Avez-vous établi un arbre de navigation retenu?

Answer 4

OOOOPS, les gars, es-tu sérieux pour discuter de la façon de haïr la haïr et des professions liées à la situation informatique?

Ce n'est pas le personnel informatique qui invente des choses injustifiées et non monquées et imposer comment faire d'autres personnes, ce sont des gestionnaires sur la base de l'analyse des affaires (avec les analystes de Biz d'aide) et des processus de BIZ sous-jacents et ont découvert les nécessités décident de ce que les travailleurs informatiquesdevrait mettre en œuvre et soutenir et stipuler ce que leurs subordonnés utilisent.