Les dossiers sont-ils préjudiciables à l'utilisation de types de contenu?

Question

arrière-plan: J'ai assez récemment pris l'utilisation de l'aspect du Centre de documents de notre intranet d'un collègue qui a progressé à de meilleures choses.

Notre organisation comprend un certain nombre de sections différentes et pour chaque section établissant des bibliothèques et des types de contenu, et les utilisateurs avaient eu lieu jusqu'à présent de le laisser à cela.

Dans le cas de ma première bibliothèque établie pour une section étant migrée de notre ancien système de "dossiers partagés", les commentaires initiaux ont également été bons - sauf qu'ils ont également pris la liberté d'ajouter un couple de dossiers (pas de document Définit) dans lequel pour grouper des types de contenu particuliers.

Bien que mon instinct me dise que c'est un comportement que je veux nip dans l'œuf avant que la taille de la bibliothèque ne devienne telle qu'il soit irréalisable de modifier, j'ai un peu de difficulté à placer mon doigt sur précisément quoi Le problème avec les dossiers est dans ce scénario.

Question: SO-POUVEZ-VOUS SOYELLER QUELLEMENT ÉCLILLER MOIMENT ÉCLILLER LES INFORMATIONS PRÉCISES DE PERMETTANT DE CETTE CONSTRUCTION DE DOSSIÈRES ET DE SOUS-DOFFUSES POUR CONTINUER?

supposant qu'il y a des inconvénients majeurs - je suppose que je peux tenter de contourner ce problème par le regroupement et le tri par type de contenu.

Answer 1

Déplacement des dossiers en métadonnées est un scénario très courant lorsque les organisations atteignent un certain niveau de maturité dans leur adoption SharePoint et communiquent la proposition de valeur à la base d'utilisateurs est un point de douleur que j'ai rencontré à nouveau temps et temps avec des clients. La "mentalité des dossiers" est souvent profondément enracinée et en sortant de cela nécessite une volonté de penser à différents termes.

Les dossiers imposent une structure unidimensionnelle rigide dans votre bibliothèque de documents. Si vous avez plusieurs niveaux de catégorisations pour vos documents, vous devez répéter la même structure de dossiers imbriquée dans chaque dossier de niveau supérieur. Supposons que vous ayez un dossier "région" avec un dossier "client" à l'intérieur. Maintenant, quelqu'un veut voir tous les documents du client ABC quelle que soit la région. Avec des métadonnées, il est facile, cliquez simplement sur l'en-tête de la colonne sur la vue. Avec des dossiers imbriqués, je ne sais vraiment pas comment vous feriez cela. Supposons maintenant que vous gagniez un nouveau client. Vos utilisateurs proposent-ils de créer un nouveau dossier dans toutes les régions? Nah, allez simplement au terme magasin et ajoutez un nouveau client au terme défini.

La seule situation où je recommanderais l'utilisation des dossiers est s'il existe des exigences de sécurité spéciales. Plutôt que de sécuriser des éléments individuels, créez un dossier et sécurisez cela et mettez votre contenu sécurisé à l'intérieur. Il vaut mieux du point de vue technique et de convivialité.