Melhores práticas de organização de sites no Sharepoint Online?

Question

Estou testando o Office 365 para minha empresa, como uma espécie de plataforma de intranet/colaboração, e queria saber qual é a melhor prática para a arquitetura de informação de um site Sharepoint, no que diz respeito à divisão de conteúdo em sites separados.

Aqui está um primeiro rascunho:

Agora, minhas perguntas são:

1. Devo dividir o site em subsites como este?Isso se baseia vagamente no acesso que diferentes grupos de usuários devem ter.Mas o problema é que alguns usuários deveriam ter acesso a todos eles e, nesse caso, pode parecer um inconveniente que eles não possam pesquisar/filtrar/visualizar todos os arquivos do mesmo local.Ou sejase eu os dividir assim, pareço cimentar uma divisão de conteúdo/documentos.
2. Ou devo simplesmente despejar mais conteúdo em um site e usar visualizações e filtros para obter as categorias abaixo?Mas como implementar algum tipo de restrição em diferentes partes?(Além de configurá-lo laboriosamente em cada documento)
3. Se eu dividi-lo nesses subsites, existe alguma maneira de obter visualizações agregadas dele?Eu li sobre a Web Part de Consulta de Conteúdo, mas aparentemente ela não está disponível no Office 365, pelo menos ainda não.Existe outra maneira?

Eu apreciaria muito alguma ajuda sobre essas questões, e também algumas dicas gerais sobre as melhores práticas deste tipo de site, para que não "nos encurralemos", por assim dizer...

EDITAR:

Ok, recebi algumas respostas que sugerem que a Web Part de consulta de conteúdo deve estar disponível no Office 365, mas não tenho ideia de onde.Aqui está a interface da categoria Content Rollup, onde acho que deveria encontrá-la, mas não vejo onde estaria.A parte selecionada deveria mostrar sites de minha escolha, mas é isso?Quero poder mostrar documentos de várias bibliotecas de documentos, mas o que significaria mostrar sites inteiros...?Ou está em outro lugar?

EDITAR 2:

Com as sugestões abaixo, estou perto de fazer com que a agregação de sites funcione para bibliotecas de documentos, o que proporcionaria a flexibilidade que eu gostaria.O único problema agora é que não vejo nenhuma das colunas de metadados gerenciados que criei nos subsites do site principal onde estou criando uma Web Part de Consulta de Conteúdo...Existe alguma maneira de essas colunas de metadados gerenciados estarem disponíveis aqui?

Answer 1

Crie subsites, a estrutura que você tem boa.Você recebe muitos benefícios de sites separados, como permissões, retenção, seguimento social do que é novo dentro de um site (na nova versão).Você pode agregar conteúdo usando CQWP ou SRWP, conforme mencionado.No entanto, ao usar o CQWP, tenha cuidado com quantos dados a Web Part precisam consultar para obter todo o conteúdo.

Você pode matar a página onde a Web Part é se você fizer uma consulta que passa por todos os sites na coleção do site para obter "mais recentes documentos X".Para dúvidas grandes, use srwp.

Você pode criar pesquisa / filtro / visualizar todos usando resultados de pesquisa e painel de refinamento de resultados.

Answer 2

O Content Query WebPart está disponível no Office 365.Você provavelmente quer dizer o Content Search Web Part, que ainda não está disponível, mas existe uma alternativa para isso no Search Results Web Part.

Para o seu cenário, acho que a Web Part de Consulta de Conteúdo para agregação deve ser suficiente.

Você também pode usar a pesquisa para agregação, mas atualmente estamos enfrentando muitos problemas com os tempos de rastreamento no Office 365 (2013).Isso deve melhorar no futuro, espero.

Answer 3

Uma consideração chave deve ser design para escalabilidade ... em particular no que diz respeito a quantidade de conteúdo para ser armazenado

a coleção do site tem um tamanho máximo sugerido de 100-200GB .

Para mais detalhes, consulte http://technet.microsoft.com/en-gb/library/cc262787.aspx # Sitecollection