São o uso de pastas prejudiciais ao uso de tipos de conteúdo?

Question

background: Eu tenho bastante recentemente tomado o uso do aspecto do centro de documentos de nossa intranet de um colega que mudou para coisas melhores.

Nossa organização consiste em várias seções diferentes e para cada seção que ele estava estabelecendo bibliotecas e tipos de conteúdo, e os usuários tinham estado contente em deixá-lo nisso.

No caso da minha primeira biblioteca estabelecida para uma seção sendo migrada do nosso antigo sistema de 'pastas compartilhadas', o feedback inicial também foi bom - exceto que eles também tomaram a liberdade de adicionar um par de pastas (não documento conjuntos) dentro do qual agrupar os tipos de conteúdo específicos.

Enquanto meu instinto está me dizendo que este é um comportamento que eu quero beliscar no botão antes que o tamanho da biblioteca se torne tal que não será inviável alterar, estou tendo um pouco de dificuldade em colocar com precisão o que O problema com pastas é neste cenário.

Pergunta: Então, alguém poderia, por favor, esclarecer-me quanto às desvantagens precisas de permitir que esta criação de pastas e sub-pastas continue?

Presumindo que existem grandes inconvenientes - eu aceito que posso tentar contornar esse problema através do agrupamento e classificação por tipo de conteúdo.

Answer 1

Movendo-se de pastas para metadados é um cenário muito comum quando as organizações atingem um certo nível de maturidade em sua adoção do SharePoint, e comunicando a proposta de valor à base do usuário é um ponto de dor que experimentei tempo e tempo novamente com os clientes. A "mentalidade de pastas" é muitas vezes profundamente entrincheirada e saindo dela requer uma disposição para pensar em termos diferentes.

As pastas de

Impor uma estrutura unidimensional rígida à sua biblioteca de documentos. Se você tiver vários níveis de categorizações para seus documentos, você terá que repetir a mesma estrutura de pastas aninhadas dentro de cada pasta de nível superior. Suponha que você tenha uma pasta "região" com uma pasta "cliente" dentro. Agora alguém quer ver todos os documentos para o cliente ABC, independentemente da região. Com metadados é fácil, basta clicar no cabeçalho da coluna na exibição. Com pastas aninhadas, eu realmente não sei como você faria isso. Agora, suponha que você ganhe um novo cliente. Seus usuários proporiam criando uma nova pasta dentro de cada região? Nah, basta ir para o termo Store e adicionar um novo cliente ao conjunto de termo.

A única situação em que eu recomendaria o uso de pastas é se houver requisitos especiais de secidade. Em vez de garantir itens individuais, crie uma pasta e proteja-se e coloque seu conteúdo seguro dentro. É melhor do ponto de vista técnico e de usabilidade.