Являются использованием папок, вредных для использования типов контента?

Question

Фон: У меня довольно недавно взяли на использование документа Центр аспекта нашей интрасети от коллеги, который переехал к лучшим вещам.

Наша организация состоит из ряда разных разделов, и для каждого раздела он устанавливал библиотеки и типы контента, и пользователи до сих пор были довольны тем, что оставить его в этом.

В случае моей первой установленной библиотеки для раздела, мигрированного из наших старых «системе общих папок», начальная обратная связь также была хорошей - за исключением того, что они также приняли свободу добавления пары папок (не документировать наборы) в том, что для группировки конкретных типов контента.

Пока мой инстинкт говорит мне, что это поведение, которое я хочу пресечь посыпать до того, как размер библиотеки становится таким, чтобы она была бы небрежной поправками, у меня немного трудно поместить палец на то, что Проблема с папками находится в этом сценарии.

Вопрос: Так - может кто-нибудь любезно просвещать меня как к точным недостаткам разрешения этого создания папок и подпапок для продолжения?

Предполагается, что существуют основные недостатки - я понимаю, что могу попытаться обойти эту проблему с помощью группировки и сортировки по типу контента.

Answer 1

Переход от папок в метаданные - это очень распространенный сценарий, когда организации достигают определенного уровня зрелости в их принятии SharePoint, и сообщают о целевом предложении пользовательской базе, является точкой боли, который я снова испытал время и время с клиентами. «Менталитет папки» часто глубоко укоренился и выходит из этого требует готовности думать в разных условиях.

Папки

налагают жесткую одномерную структуру в вашу библиотеку документов. Если у вас есть несколько уровней категоризаций для ваших документов, вы должны повторить одну и ту же структуру вложенной папки в каждой папке верхнего уровня. Предположим, у вас есть папка «область» с «клиентской» папкой внутри. Теперь кто-то хочет увидеть все документы для клиента ABC независимо от региона. С метаданными легко, просто щелкните заголовок столбца на вид. С вложенными папками я действительно не знаю, как ты это сделаешь. Теперь предположим, что вы получите новый клиент. Вы предлагаете ли ваши пользователи создать новую папку в каждом регионе? Nah, просто перейдите в Termport Store и добавьте новый клиент на набор терминов.

Единственная ситуация, когда я бы порекомендовал использование папок, заключается в том, что есть специальные требования к концу. Вместо того, чтобы защищать отдельных элементов, создайте папку и закрепите ее и поместите ваш защищенный контент внутри. Это лучше как с точки зрения технической, так и удобства возможности использования.