يجب أن تحذف المنظمة بيانات (Wiki، SharePoint، إلخ) [مغلق

Question

كان هناك سؤال مماثل مناقشته حول أدوات التعاون ولكن لم يتم الاتفاق على نقطة واحدة بالكامل. نظرا لأن لدينا الآن جميع أدوات التعاون والوثائق هذه (Wikis، SharePoints، Blogs، ETC) لتتبع خطط المشروع، ومتطلبات Busienss، والوثائق الفنية، وما إلى ذلك، والسؤال هو "يجب أن نحذف هذه البيانات". مع تطور المنظمات وإعادة تنظيم الأشخاص والأشخاص الذين يأتون ويذهبون، هناك الكثير من هذه البيانات قديمة أو لم تعد نفرجا أو صحيحة.

• فكر واحد هو أنه ربما هناك أشياء مفيدة داخل هذه البيانات، لذا احتفظ بها والحفاظ على المعلومات في ذلك الوقت وسيكون من الجيد أن يكون لديك سياق تاريخي.

• حجة معارضة هي أن هذه البيانات توفر الكثير من الضوضاء ويمكن أن تؤدي إلى العثور على أشخاص من الصعب الحصول على أحدث البيانات الأحدث

أفكار؟

Answer 1

لقد تعاملنا مؤخرا مع هذه المشكلة بالضبط على ويكي الداخلي لدينا. من المهم حقا الحفاظ على نسبة عالية من ضوضاء الإشارة، أو ستجد المستخدمين سوف يتوقفون عن استخدام الأداة للمحتوى، وسوف تجد قنوات بديلة. ستكون الغالبية العظمى من جميع عمليات البحث المستخدم على قاعدة المعارف الداخلية للحصول على المعلومات الحالية. هذا يشير بقوة إلى أن المعلومات الحالية يجب أن تكون سهلة الإرهاد الافتراضية، وينبغي التعامل مع المحتوى خارج التاريخ أو التي يمكن الوصول إليها.

على سبيل المثال، في منظمتنا، كان هناك تصور واسع النطاق بأن "معظم" المعلومات الموجودة على إنترانتنا قديمة قديمة، وبالتالي لا يمكن الاعتماد عليها. يؤدي ذلك إلى عدم كفاءة هائلة حيث شعر الأفراد أنه لا يوجد خيار آخر غير الاتصال ببعضهما البعض مباشرة، وتقديم ملاحظات شخصية وما إلى ذلك، من أجل الحصول على المعلومات الحالية. كان العبء الإداري المشترك في المنظمة ضخمة.

اخترنا صراحة المحتوى الذي لم يعد ذا صلة، لكنه كان له قيمة تاريخية. تتميز هذه الصفحات بشكل بارز بمربع "إهمال" في الجزء العلوي من صفحة Wiki، وأرشفت. لا يزالون مرتبطين بأقسام ويكي المنطقية للرجوع اليها، ولكنهم من الواضح أنه يمكن تجاهله بسهولة إذا لم يكن مطلوبا.

هذا يجعل من الواضح جدا أن المعلومات ليست محدثة. بالنسبة إلى مستندات قديمة عديمة الفائدة حقا (على النحو المحدد من قبل المؤلف Orignal، أو وصيانة الويكي - أنا)، ونحن نحذف. ولكن حتى في هذه الحالات، فإن الصفحات لا تختفي حقا. نستخدم MediaWiki، الذي يحافظ على التاريخ الكامل لكل صفحة محذوفة. لا تزال هذه متاحة للمسؤولين، ولكن فائدة الحذف هي أنها لا تظهر في عمليات البحث، ولا يمكن التنقل عنها من قبل المستخدمين العاديين.

النتيجة بالنسبة لنا كانت فوز واضح. لدينا الآن إنترانت مفيدة حقا للمستخدمين الفعليين. في النهاية هذا أكثر أهمية بكثير من القلق بشأن لا نهاية له "ما إذا كانت هذه المعلومات القديمة ذات الصلة بطريقة أو بأخرى في أسئلة المستقبل. الغالبية العظمى من ذلك لن تكون مطلوبة أبدا، من قبل أي شخص، على الإطلاق.

باختصار، لا تخف من الاشياء القديمة بصرامة. نسبة الإشارة إلى الضوضاء هي ما يهم حقا.

Answer 2

أفترض أن جزءا كبيرا من السؤال هو "هل يمكننا تحمله أبدا؟" كما هو الحال في، هل لدى ORG مساحة محرك الأقراص؟

الذاكرة رخيصة، ولكن يمكن أن تكون تخصيص المساحة القياسية في بعض الأحيان محافظة، وربما لتثبيط المشروعات والإدارات من كونها قذرة، إلخ.

أود أن أقول أنه إذا كانت المساحة هناك، فستكون النسخ الاحتياطي والإصدارات دائما، لأنه مع أشياء مؤسسية، يكون لها درب الورق والتاريخ أكثر عرضة للسداد، ثم يكون مضيعة للمساحة. بالنسبة إلى Terabytes من البيانات التي لن يتم رؤيتها مرة أخرى، يوجد خط كود أو وثائق أو بريد إلكتروني سيكون لا يقدر بثمن عند الحاجة إليه.

بعد أن قال ذلك، أعتقد أيضا أن التكرار يجب تجنبه. إذا كان لدى ويكي سبع مقالات على نفس الشيء في الأساس، فليس هذا هو نفسه نسخة احتياطية، لأنه يعني الحاجة إلى تحديث سبع أماكن لكل تغيير، وهذا سيؤدي إلى معلومات مضللة يمكن أن تعتمد ضد قيمة النسخ الاحتياطي. إذا كان شخص ما يحتاج إلى معرفة كيفية عمل شيء ما قبل عامين وسحب المقال الذي لم يتم تحديثه (أو كان خطأ فقط)، فقد جعل هذا نظام النسخ الاحتياطي بأكمله مخاطرة بدلا من الأصول.

ومن المفارقات أنني أفكر عند إصلاح التكرار، أن التكرار يجب أن يكون جزءا من النسخ الاحتياطي. هذا هو المكان الذي توجد فيه وجهات نظرتي من الواضح أن اشتباكات، وهذا هو السبب في أنني أعتقد أنه مهم له) حاول دائما نقل المصادر وإتاحة الأمور إليهم، و B) إصلاح Rectundancies في وقت مبكر. إذا كان بإمكانك ربطهم بطريقة أو بأخرى بحيث يضمن البحث عن المعلومات اللازمة أن يعرف الباحث عن المقالات الستة الأخرى، فسيكون ذلك رقعة مثالية، طالما أنه لم يخلق عكاطة.

قصة قصيرة طويلة، من الأفضل أرشفة البيانات التي لا تستخدمها بعد ذلك أتمنى لو لم تكن كذلك.