dovrebbe un'organizzazione cancellare i dati (wiki, SharePoint, ecc) [chiusa]

Question

C'era una domanda simile discusso intorno strumenti di collaborazione, ma un certo punto non è stato pienamente concordato. Come ora abbiamo tutti questi strumenti di collaborazione e documentazione (wiki, sharepoints, blog, ecc) per tenere traccia di piani di progetto, requisiti busienss, documentazione tecnica, ecc, la domanda è: "dovremmo mai eliminare questi dati". Le organizzazioni si evolvono e riorganizzare e persone vanno e vengono, molti di questi dati non è aggiornato o non più relavant o correggere.

• Un pensiero è che forse c'è roba utile all'interno di questi dati in modo tenerlo intorno e preservare le informazioni in quel momento e sarebbe bene avere contesto storico.

• Un argomento avversario è che questi dati fornisce troppo rumore e può portare a persone trovando difficile ottenere le fino ad oggi i dati più recenti

Pensieri?

Answer 1

Recentemente abbiamo affrontato proprio questo problema sul nostro wiki interno. E 'molto importante per mantenere il rapporto segnale-rumore alto, o troverete gli utenti potranno smettere di usare lo strumento per i contenuti, e troverà canali alternativi. La stragrande maggioranza di tutte le ricerche degli utenti su una base di conoscenza interna sarà per le informazioni correnti. Questo suggerisce fortemente che l'informazione corrente dovrebbe essere facile da trovare di default, e fuori di contenuti data dovrebbe essere affrontato o resi meno accessibili.

Per esempio, nella nostra organizzazione, c'era una percezione diffusa che 'la maggior parte' delle informazioni sulla nostra Intranet è stato aggiornato, e quindi non poteva essere invocato. Questo ha portato ad inefficienze immense come individui sentiva che c'era altra scelta che mettersi in contatto uno con l'altro direttamente, convocare riunioni, prendere appunti personali, ecc, al fine di ottenere informazioni aggiornate. L'onere amministrativo combinato sull'organizzazione era enorme.

Abbiamo scelto di deprecate esplicitamente contenuti che non era più rilevante, ma aveva valore storico. Queste pagine devono essere chiaramente contrassegnati con una scatola 'deprecato' nella parte superiore della pagina wiki, e archiviati. Essi sono ancora legati dalle loro sezioni wiki logici per riferimento, ma sono chiaramente naftalina, e possono essere facilmente ignorati se non richiesto.

Questo rende molto chiaro che le informazioni non sono up-to-date. Per i vecchi documenti veramente inutili (come determinato dall'autore orignal, o il manutentore wiki - me), cancelliamo. Ma anche in questi casi, le pagine non sono realmente andati. Usiamo MediaWiki, che conserva la storia completa di ogni pagina cancellata. Questi sono ancora disponibili per gli amministratori, ma il vantaggio di eliminazione è che essi non appaiono nelle ricerche, e non si può navigare nella dagli utenti ordinari.

Il risultato per noi è stata una vittoria chiara. Ora abbiamo una rete Intranet che è veramente utile per gli utenti effettivi. Alla fine che è molto più importante che preoccuparsi infinita 'cosa succede se queste informazioni obsolete è in qualche modo rilevante nel futuro' domande. non sarà mai richiesta la stragrande maggioranza di esso, da parte di chiunque, mai.

In breve, non abbiate paura di potare rigorosamente roba vecchia. Il rapporto segnale-rumore è ciò che conta davvero.

Answer 2

Credo che una grande parte della domanda è "possiamo permetterci di non eliminare?" come in, fa l'org ha lo spazio disco?

La memoria è a buon mercato, ma l'allocazione di spazio su disco a volte può essere conservatore, probabilmente per progetti e reparti scoraggiare da essere sciatta, ecc.

Direi che se lo spazio è lì, sempre il backup e la versione, perché con roba Enterprise, avere una traccia cartacea e la storia è più probabile che per pagare poi essere uno spreco di spazio. Per i terabyte di dati che non vengono mai visto ancora una volta, c'è una linea di codice o documentazione o una e-mail che sarà inestimabile quando è necessario.

Detto questo, penso anche la ridondanza dovrebbe essere evitato. Se il wiki ha sette articoli sul fondamentalmente la stessa cosa, che non è la stessa di un back up, perché significa dover aggiornare sette posti per ogni cambiamento, e questo porterà a disinformazione che poteva contare contro il valore di un backup. Se qualcuno ha bisogno di sapere come qualcosa ha lavorato 2 anni fa e tirare su l'articolo che non ha ottenuto aggiornato (o era solo sbagliato), questo ha reso l'intero sistema di backup di un rischio invece di un bene.

Per ironia della sorte, io credo che la fissazione di ridondanza, che la ridondanza dovrebbe essere parte del back up. Questo è dove i miei punti di vista, ovviamente, si scontrano, che è il motivo per cui penso che sia importante a) sempre cercare di centralizzare le fonti e hanno punto le cose a loro, e b) fissa esuberi presto. Se si riesce in qualche modo tutti legare insieme in modo che la ricerca di queste informazioni necessarie farà in modo che il cercatore saprà degli altri 6 articoli, che sarebbe una patch ideale, a patto che non ha creato una stampella.

Per farla breve, è meglio archiviare i dati che non viene mai utilizzato poi per augurarvi non aveva.