برنامج جيد لإدارة الملفات [مغلق]

Question

يتم حاليًا تخزين جميع ملفاتنا على محرك أقراص شبكة يعمل بنظام Windows ومع 15 عضوًا من الموظفين و3 موظفين خارجيين، بدأ التحكم في الملفات في أن يصبح كابوسًا بعض الشيء.على الرغم من أن لدينا سياسة مطبقة، يبدو أن الأشخاص ما زالوا يحفظون الملفات على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم، ويجرون تغييرات، وينسخونها مرة أخرى دون إخطار أي شخص، ويرسلون الملفات عبر البريد الإلكتروني بدلاً من موقعها، وينشئون مجلدات/هياكل لا معنى لها إلا بالنسبة لهم .

ونتيجة لذلك، وجدنا في مشروع حديث أن 3 أعضاء من فريق العمل كانوا يستخدمون إصدارات مختلفة من نفس المستند وعندما يكون هؤلاء الأشخاص الثلاثة محررين وقراء تدقيق، ربما يمكنك تخيل المشكلة التي تلت ذلك في النهاية.

لذلك نحن نبحث عن بعض تطبيقات إدارة الملفات البسيطة والجميلة.لقد تم ذكر MS Sharepoint ولكننا نتطلع إلى الابتعاد عن الارتباط بجهاز يعمل بنظام Windows وتكلفة الإعداد وما إلى ذلك.يبدو باهظ الثمن خاصة بالنسبة لشركة غير ربحية.يبدو أيضًا أن Sharepoint قد يكون أكثر من اللازم بالنسبة لاحتياجاتنا.

كل ما نحتاجه هو شيء يمكنه تحقيق ما يلي:

• يمكن استخدامه لتخزين الملفات والتحكم فيها
• السماح بوصول مستخدم مختلف
• توفير الإصدارات الأساسية
• نأمل أن يتم الوصول إليه من خلال متصفح الويب حتى يتمكن العاملون عن بعد لدينا من الوصول إليه

نحن لسنا حريصين على حلول SAAS نظرًا لطبيعة سريتنا وأيضًا لأننا نستخدم هذه الملفات طوال اليوم وكل يوم وينقطع الاتصال بالإنترنت من وقت لآخر.نريد أن نكون قادرين على التثبيت في المنزل.

ومن الناحية المثالية، سيكون الحل هو البرمجيات الحرة والمفتوحة المصدر، على الرغم من أننا سنفكر في شراء البرمجيات إذا كانت تلبي احتياجاتنا.

Answer 1

يمكنك المحاولة في الهواء الطلق:

يعد Alfresco بديلًا مفتوح المصدر لإدارة محتوى المؤسسات (ECM) بقيادة جون نيوتن ، مؤسس Documentum ، وجون باول ، المدير السابق لأشياء العمل ، ويتم دعمه من قبل Accel Partners و Mayfield Fund و SAP Ventures.

هنا لديه طريقة جيدة لتثبيته على لينكس.

Answer 2

السؤال الأول الذي ربما تحتاج إلى طرحه هو لماذا لا تعمل مشاركات ملفات Windows الحالية، وما زال الأشخاص يحفظون الملفات على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم.

على سبيل المثال، إذا كانوا يعملون غالبًا خارج المكتب ولا يمكنهم الوصول إلى مشاركات الملفات أو كانوا بحاجة إلى الاحتفاظ بنسخة صالحة للعمل، فهذه مشكلات يمكن إصلاحها باستخدام SharePoint أو أي برنامج آخر للتحكم في الإصدار/إدارة الملفات.

ومع ذلك، إذا كانوا لا يتبعون السياسة، فلن يهم البرنامج الذي تضعه في مكانه.إن معرفة المشاكل التي يواجهها المستخدمون سيساعدك على اختيار الحل المناسب.

Answer 3

لست متأكدًا من أن هذا هو أفضل مكان لمثل هذا السؤال (إنها مناقشة بدون كتابة/إجابة خاطئة) ولكن على أي حال

تطبيقات جوجل للأعمال؟

http://www.google.com/apps/intl/en/business/index.html

سهل تمامًا، ومنخفض جدول المحتويات (OSS ليس مجانيًا من حيث الوقت).

يمكنك مشاركة المستندات (قراءة/كتابة أو قراءة فقط) مع أشخاص خارجيين أو مجرد القيام بنسخ/لصق التفاصيل بالطريقة القديمة في OpenOffice/Word/iLife أيًا كان وإرسال نسخة إليهم

Answer 4

ألن يكون شيء مثل نظام التحكم بالمصدر مفيدًا؟ SVN على سبيل المثال؟من المسلم به أن الملفات الثنائية تمثل مشكلة هنا، ولكن إذا كنت تستخدم تنسيقًا أساسيًا، فيمكنك التحويل إلى rtf أو معايير المستندات الجديدة التي يستخدمها Office 2007\OpenOffice.

تجدر الإشارة إلى أن SharePoint والمتغيرات الأخرى تُستخدم على نطاق واسع لسبب ما؛يفعلون ما تحتاجه.

Answer 5

هل تحاول تجنب Windows Server تمامًا، أم تتجنب شراء Microsoft SharePoint Server فقط؟

إذا كنت ترغب في شراء ترخيص Windows Server، فستحصل على إصدار أساسي من SharePoint Server يسمى SharePoint Services كجزء من الحزمة.تتيح لك SharePoint Services الحصول على نظام قوي لإدارة المستندات والتعاون دون الحاجة إلى شراء حزمة برامج إضافية.إنه يتضمن نظامًا للتحكم في الإصدار ويمكنك دمجه مع التطبيقات الأخرى.يمكنك العثور على مزيد من المعلومات هنا: نظرة عامة على Windows SharePoint Services 2.0.

الحل الآخر الذي توفره MS والذي يمكنه التعامل مع إدارة الملفات والتحكم في الإصدار هو Microsoft Groove.يمكنك العثور على مزيد من المعلومات حول هذا الموضوع هنا: مايكروسوفت جروف.من الميزات الرائعة لـ Groove أنه يمكن أن يكون بمثابة واجهة أمامية لـ Sharepoint (وعلى الأرجح SharePoint Services) للسماح للمستخدمين بالتفاعل بسهولة أكبر مع آلية تخزين الملفات.

الخيار الثالث ولكنه سيكون أقل قوة هو استخدام مشاركات ملفات الشبكة الحالية (من خلال Windows أو Samba)، وتعيين المشاركات إلى محركات الأقراص المحلية و/أو إعادة تكوين المستندات الخاصة بها للإشارة إلى الشبكة، وتشغيل التخزين دون اتصال.سيسمح هذا للمستخدمين بالتفاعل مع مستنداتهم كما لو كانت ملفات محلية حتى عندما يكونون غير متصلين بالإنترنت.ستكون هناك بعض المشكلات الصغيرة التي ستواجهها في هذا المسار ولكنها ستمنعك من الاضطرار إلى استخدام حل Microsoft خالصًا.

Answer 6

ردا على بعض الأسئلة أعلاه.

السبب الرئيسي لعدم عمله هو.سيفتح شخص واحد مستندًا من محرك الأقراص المشترك ويحفظ نسخة على جهاز الكمبيوتر الخاص به، والذي يعمل عليه.التغييرات التي يقومون بها ليست على محرك الأقراص المشترك، وعندما يقومون بنسخها مرة أخرى، حيث يقوم الجميع بالكتابة على التغييرات التي أجراها أي شخص آخر قام بها، كما أنهم لا يبلغون أي شخص، لذا إذا كان شخص ما يعمل من هذا المستند، فهو يعمل الآن على وثيقة قديمة.إنها حالة إدخال المستخدمين في حالة ذهنية أفضل!ولكننا نشعر أن البرامج قد تساعد في ذلك، بالإضافة إلى أن العاملين الخارجيين لدينا لا يمكنهم الوصول إلى محرك الأقراص الداخلي في الوقت الحالي.

لدينا عدد من الخوادم، خادم واحد فقط هو Windows ولذا نريد الابتعاد عن استخدام خادم Windows هذا والحصول على جميع خوادم Linux لسهولة الإدارة.سيتطلب أي منتج MS تشغيل جهاز MS مخصص!!

لا تعد محركات الأقراص المحلية التي تم تعيينها خيارًا جيدًا حقًا نظرًا لأن العديد من الأشخاص يعملون خارج المكتب وبالتالي لن يكونوا على الشبكة للمساهمة، بالإضافة إلى أن بنية الملف ربما لن تسمح بذلك.

يبدو أن حل MS قد يكون هو الحل الوحيد، كنت آمل فقط أن تكون هناك بعض البدائل الجيدة المتاحة والتي كانت أيضًا أبسط قليلاً.

thnkx

Answer 7

ستلبي مكتبة مستندات Sharepoint القياسية، مع تشغيل الإصدار، وتسجيل الوصول/الخروج المطلوب، احتياجاتك.كما تم نشره سابقًا، يأتي WSS مجانًا مع Windows Server.