Buen software de gestión de archivos [cerrado]

Question

Actualmente, todos nuestros archivos se almacenan en una unidad de red de Windows y con 15 miembros del personal y 3 trabajadores externos, el control de archivos comienza a convertirse en una pesadilla. A pesar de que tenemos una política vigente, las personas aún parecen guardar archivos en sus PC, hacer cambios y copiarlos sin notificar a nadie, enviar archivos por correo electrónico en lugar de su ubicación y crear carpetas / estructuras que solo tienen sentido para ellos .

En consecuencia, en un proyecto reciente, encontramos que 3 miembros del personal estaban usando diferentes versiones del mismo documento y cuando esas 3 personas son editores y lectores de pruebas, probablemente pueda imaginar el problema que surgió al final.

Así que estamos buscando algunas aplicaciones de administración de archivos simples y agradables. MS Sharepoint ha sido mencionado, pero estamos tratando de evitar estar atado a una máquina con Windows, y el costo de la instalación, etc., parece costoso, particularmente para una compañía sin fines de lucro. También parece que Sharepoint puede ser un poco exagerado para nuestras necesidades.

Todo lo que necesitamos es algo que pueda cumplir lo siguiente:

• se puede utilizar para almacenar y controlar archivos
• permitir el acceso de diferentes usuarios
• proporcionar versiones básicas
• es de esperar que sea accesible a través de un navegador web para que nuestros empleados remotos puedan acceder a él

No estamos interesados ??en las soluciones de SAAS debido a la naturaleza de nuestra confidencialidad y también porque utilizamos estos archivos todos los días y la conexión a Internet disminuye de vez en cuando. Queremos poder instalarlo internamente.

Idealmente, la solución será FOSS, aunque consideraremos comprar software si satisface nuestras necesidades.

Answer 1

Puede probar Alfresco :

  

Alfresco es el código abierto   Alternativa para contenido empresarial   Gestión (ECM) dirigida por John Newton,   fundador de documentum, y john   Powell, ex director de operaciones de negocios   Objetos, y está respaldado por Accel.   Socios, Mayfield Fund y SAP   Empresas.

Aquí tiene un buen cómo instalarlo en linux.

Answer 2

La primera pregunta que probablemente deba hacer es por qué los recursos compartidos de archivos de Windows existentes no funcionan, y la gente todavía está guardando archivos en sus propias computadoras.

Por ejemplo, si a menudo trabajan fuera de la oficina y no pueden acceder a los recursos compartidos de archivos o necesitan mantener una copia de trabajo, estos son problemas que pueden solucionarse con SharePoint u otro software de control de versiones / administración de archivos. .

Sin embargo, si simplemente no están siguiendo la política, entonces no importa qué software coloque en su lugar. Averiguar qué problemas tienen los usuarios le ayudará a elegir la solución correcta.

Answer 3

No estoy seguro de que este sea el mejor lugar para una pregunta de este tipo (es una discusión sin escritura / respuesta incorrecta) pero de todos modos

¿Aplicaciones de Google para empresas?

http://www.google.com/apps/intl /en/business/index.html

Totalmente fácil, bajo TOC (OSS no es gratis en un sentido del tiempo).

Puede compartir documentos (lectura / escritura o solo lectura) con personas externas o simplemente copiar / pegar el detalle a la antigua OpenOffice / Word / iLife y enviarles una copia

Answer 4

¿No sería útil algo como un sistema de control de fuente? SVN por ejemplo? Es cierto que los archivos binarios son un problema aquí, pero si está utilizando un formato básico, podría convertir a rtf o los nuevos estándares de documentos utilizados por Office 2007 \ OpenOffice.

Vale la pena señalar que SharePoint y otras variantes se usan ampliamente por una razón; hacen lo que necesitas.

Answer 5

¿Está intentando evitar Windows Server por completo o simplemente evita comprar Microsoft SharePoint Server?

Si está dispuesto a comprar una licencia de Windows Server, obtendrá una versión básica de SharePoint Server llamada SharePoint Services como parte del paquete. SharPoint Services le permite tener un potente sistema de gestión de documentos y colaboración sin tener que comprar un paquete de software adicional. Incluye un sistema de control de versiones y puedes integrarlo con otras aplicaciones. Puede encontrar más información aquí: Descripción general de Windows SharePoint Services 2.0 .

Otra solución proporcionada por MS que puede manejar la administración de archivos y el control de versiones es Microsoft Groove. Puede encontrar más información al respecto aquí: Microsoft Groove . Una gran característica de Groove es que puede actuar como un front-end para Sharepoint (y lo más probable es que los Servicios de SharePoint) permitan a los usuarios interactuar más fácilmente con el mecanismo de almacenamiento de archivos.

Una tercera opción, pero será menos poderosa, sería usar sus recursos compartidos de archivos de red existentes (a través de Windows o Samba), asignar los recursos compartidos a unidades locales y / o reconfigurar Mis documentos para que apunten a la red, y activar Desconectado Almacenamiento. Esto permitirá a los usuarios interactuar con sus documentos como si fueran archivos locales, incluso cuando están fuera de línea. Habrá algunos pequeños problemas que experimentará con esta ruta, pero le impediría tener que usar una solución pura de Microsoft.

Answer 6

En respuesta a algunas de las preguntas anteriores.

La razón principal por la que no funciona es porque. Una persona abrirá un documento desde el disco compartido y guardará una copia en su PC, en la que trabaja. Los cambios que realizan no están en la unidad compartida, cuando se vuelven a copiar, y todos hacen los cambios que han hecho. Sobrescriben lo que cualquier otra persona haya hecho, tampoco informan a nadie, por lo que si alguien está trabajando en ese documento, ahora está trabajando. en un documento antiguo. ¡Se trata de lograr que los usuarios adquieran un mejor estado de ánimo! Pero creemos que el software puede ayudar, además, nuestros trabajadores externos no tienen acceso a la unidad interna en este momento.

Tenemos varios servidores, solo uno es Windows, por lo que queremos evitar usar ese servidor Windows y tener todos los servidores Linux para facilitar la administración. Cualquier producto de MS requerirá que ejecutemos una máquina dedicada de MS !!

Las unidades locales asignadas no son realmente una buena opción ya que muchas personas trabajan fuera de la oficina y, por lo tanto, no estarán en la red para contribuir, además la estructura de archivos probablemente no lo permita.

Parece que una solución de MS podría ser la única, solo esperaba que hubiera algunas buenas alternativas disponibles que también fueran un poco más simples.

thnkx

Answer 7

Una biblioteca de documentos sharepoint estándar, con el control de versiones activado, y el registro y la verificación necesarios, satisfarán sus necesidades. Como publicado anteriormente, WSS viene gratis con Windows Server.