Bon logiciel de gestion de fichiers [fermé]

Question

Actuellement, tous nos fichiers sont stockés sur un lecteur réseau Windows et avec 15 membres du personnel et 3 employés externes, le contrôle des fichiers commence à devenir un peu cauchemard. Bien que nous ayons une politique en place, les gens semblent toujours enregistrer le fichier sur leur PC, y apporter des modifications et le recopier sans en avertir personne, envoyer des fichiers par courrier électronique au lieu de son emplacement et créer des dossiers / structures qui ne font sens que par eux. .

Par conséquent, dans un projet récent, nous avons constaté que 3 membres du personnel utilisaient différentes versions du même document. Lorsque ces 3 personnes sont rédacteurs et correcteurs d'épreuves, vous pouvez probablement imaginer le problème qui en découle.

Nous recherchons donc de belles applications simples de gestion de fichiers. MS Sharepoint a déjà été mentionné, mais nous cherchons à ne plus être liés à une machine Windows, et le coût de la configuration, etc. semble coûteux, en particulier pour une société à but non lucratif. En outre, il semblerait que Sharepoint soit un peu excessif pour nos besoins.

Tout ce dont nous avons besoin, c’est d’une chose qui puisse remplir les fonctions suivantes:

• peut être utilisé pour stocker et contrôler des fichiers
• autoriser différents accès utilisateur
• fournir des versions de base
• , espérons-le, accessible via un navigateur Web afin que nos travailleurs distants puissent y accéder

Nous n'aimons pas les solutions SAAS en raison de la nature de notre confidentialité et du fait que nous utilisons ces fichiers tous les jours et que la connexion Internet est interrompue de temps à autre. Nous voulons pouvoir installer en interne.

Idéalement, la solution sera le logiciel libre, bien que nous envisagions d’acheter un logiciel s’il répond à nos besoins.

Answer 1

Vous pouvez essayer Alfresco :

  

Alfresco est l'Open Source   Alternative pour le contenu d'entreprise   Management (ECM) dirigé par John Newton,   fondateur de Documentum, et John   Powell, ancien directeur des opérations   Objets, et est soutenu par Accel   Partenaires, Fonds Mayfield et SAP   Ventures.

ici a un bon tutoriel l’installer sur linux.

Answer 2

La première question que vous devez probablement vous poser est de savoir pourquoi les partages de fichiers Windows existants ne fonctionnent pas et si les utilisateurs enregistrent toujours des fichiers sur leur propre ordinateur.

Par exemple, s'ils travaillent souvent en dehors du bureau et ne peuvent pas accéder aux partages de fichiers ou s'ils doivent conserver une copie de travail, ces problèmes peuvent être résolus avec SharePoint ou un autre logiciel de contrôle de version / logiciel de gestion de fichiers. .

Toutefois, s’ils ne respectent tout simplement pas les règles, le logiciel que vous mettez à sa place n’a aucune importance. Déterminer les problèmes rencontrés par les utilisateurs vous aidera à choisir la bonne solution.

Answer 3

Je ne suis pas sûr que ce soit le meilleur endroit pour une telle question (c'est une discussion sans réponses / réponses incorrectes) mais quoi qu'il en soit

Des applications Google pour les entreprises?

http://www.google.com/apps/intl /en/business/index.html

Totalement facile, faible COT (OSS n'est pas libre dans le sens du temps).

Vous pouvez partager des documents (en lecture / écriture ou en lecture seule) avec des personnes externes ou tout simplement copier / coller les détails à l'ancienne dans OpenOffice / Word / iLife comme bon vous semble et leur envoyer une copie

Answer 4

Un système de contrôle de code source ne serait-il pas utile? SVN par exemple? Certes, les fichiers binaires posent un problème ici, mais si vous utilisez un format de base, vous pouvez convertir le format RTF ou les nouvelles normes de document utilisées par Office 2007 \ OpenOffice.

Il convient de noter que SharePoint et d’autres variantes sont largement utilisées pour une raison; ils font ce dont vous avez besoin.

Answer 5

Essayez-vous d'éviter complètement Windows Server ou simplement d'acheter Microsoft SharePoint Server?

Si vous souhaitez acheter une licence Windows Server, vous obtiendrez une version de base de SharePoint Server appelée SharePoint Services dans le cadre du package. SharPoint Services vous permet d’avoir un puissant système de gestion de documents et de collaboration sans avoir à acheter un progiciel supplémentaire. Il inclut un système de contrôle de version et vous pouvez l’intégrer à d’autres applications. Vous pouvez trouver plus d'informations ici: Présentation de Windows SharePoint Services 2.0 .

Microsoft Groove est une autre solution fournie par MS qui peut gérer la gestion de fichiers et le contrôle de version. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet ici: Microsoft Groove . Une fonctionnalité intéressante de Groove est qu’il peut servir de serveur frontal à Sharepoint (et très probablement à SharePoint Services) pour permettre aux utilisateurs d’interagir plus facilement avec le mécanisme de stockage de fichiers.

Une troisième option, mais moins puissante, consisterait à utiliser vos partages de fichiers réseau existants (via Windows ou Samba), à les mapper sur des lecteurs locaux et / ou à reconfigurer leurs Mes documents pour qu'ils pointent vers le réseau, et activer la fonction Hors connexion. Espace de rangement. Cela permettra aux utilisateurs d'interagir avec leurs documents comme s'il s'agissait de fichiers locaux, même lorsqu'ils étaient hors ligne. Vous rencontrerez quelques problèmes mineurs avec cette route, mais cela vous éviterait de devoir utiliser une solution Microsoft pure.

Answer 6

En réponse à certaines des questions ci-dessus.

La principale raison pour laquelle cela ne fonctionne pas, c'est parce que. Une personne ouvrira un document à partir du lecteur partagé et en enregistrera une copie sur son ordinateur, sur lequel elle travaillera. Les modifications qu'ils apportent ne sont alors pas sur le disque partagé, quand ils le recopient, ce que tout le monde fait, les changements qu'ils ont apportés écrasent ceux que tout le monde a faits, ils n'informent également personne, donc si quelqu'un travaille à partir de ce document, il travaille maintenant. sur un ancien document. Il s'agit de donner aux utilisateurs un meilleur état d'esprit! Mais nous pensons que les logiciels peuvent aider, mais nos employés externes n’ont actuellement pas accès au lecteur interne.

Nous avons plusieurs serveurs, un seul est Windows et nous voulons donc éviter d'utiliser ce serveur Windows et disposer de tous les serveurs Linux pour faciliter la gestion. Tous les produits MS nécessiteront une machine MS dédiée!

Les lecteurs locaux mappés ne sont pas vraiment une bonne option, car de nombreuses personnes travaillent en dehors du bureau et ne sont donc pas sur le réseau pour contribuer. En outre, la structure de fichier ne le permettra probablement pas.

Il semble qu'une solution MS soit peut-être la seule, j'espérais simplement que de bonnes solutions de rechange étaient disponibles, mais aussi un peu plus simples.

thnkx

Answer 7

Une bibliothèque de documents standard SharePoint, avec gestion des versions activée et archivage / extraction requis, répondrait à vos besoins. Comme précédemment, WSS est gratuit avec Windows Server.