Buon software di gestione dei file [chiuso]

Question

Attualmente tutti i nostri file sono archiviati su un'unità di rete Windows e con 15 membri dello staff e 3 lavoratori esterni, il controllo dei file sta iniziando a diventare un po 'un incubo. Anche se abbiamo una politica in atto, le persone sembrano ancora salvare i file sui loro PC, apportare modifiche e copiarli senza avvisare nessuno, inviare file via e-mail anziché la sua posizione e creare cartelle / strutture che hanno senso solo per loro .

Di conseguenza, in un recente progetto abbiamo scoperto che 3 membri dello staff stavano usando versioni diverse dello stesso documento e quando quelle 3 persone sono redattori e lettori di prove, probabilmente puoi immaginare il problema che ne è derivato alla fine.

Quindi stiamo cercando delle belle e semplici app per la gestione dei file. MS Sharepoint è stato menzionato ma stiamo cercando di evitare di essere legati a una macchina Windows e il costo di installazione ecc. Sembra costoso, in particolare per una società senza scopo di lucro. Inoltre sembra che Sharepoint possa essere un po 'esagerato per le nostre esigenze.

Tutto ciò di cui abbiamo bisogno è qualcosa che possa soddisfare quanto segue:

• può essere utilizzato per archiviare e controllare i file
• consenti l'accesso di utenti diversi
• fornisce il controllo delle versioni di base
• si spera sia accessibile tramite un browser Web in modo che i nostri dipendenti remoti possano accedervi

Non siamo entusiasti delle soluzioni SAAS a causa della natura della nostra riservatezza e anche perché usiamo questi file tutto il giorno tutti i giorni e la connessione Internet di tanto in tanto si interrompe. Vogliamo essere in grado di installare internamente.

Idealmente la soluzione sarà FOSS, anche se prenderemo in considerazione l'acquisto di software se soddisfa le nostre esigenze.

Answer 1

Puoi provare Alfresco :

  

Alfresco è l'Open Source   Alternativa per contenuti aziendali   Management (ECM) guidato da John Newton,   fondatore di Documentum e John   Powell, ex COO of Business   Oggetti ed è supportato da Accel   Partner, Mayfield Fund e SAP   Ventures.

Qui ha un buon howto per installarlo su Linux.

Answer 2

La prima domanda che probabilmente dovresti porre è perché le condivisioni di file Windows esistenti non funzionano e le persone stanno ancora salvando i file sul proprio computer.

Ad esempio, se spesso lavorano fuori dall'ufficio e non riescono ad accedere alle condivisioni di file o devono conservare una copia funzionante, si tratta di problemi che possono essere risolti con SharePoint o altri software di controllo versione / gestione file .

Tuttavia, se non seguono la politica, non importa quale software hai inserito al suo posto. Capire quali problemi hanno gli utenti ti aiuterà a scegliere la soluzione giusta.

Answer 3

Non sono sicuro che questo sia il posto migliore per una domanda del genere (è una discussione senza scrittura / risposta sbagliata) ma comunque

App di Google per le aziende?

http://www.google.com/apps/intl /en/business/index.html

Totalmente facile, basso TOC (OSS non è libero in un certo senso del tempo).

Puoi condividere documenti (lettura / scrittura o sola lettura) con persone esterne o semplicemente fare la vecchia copia / incollare i dettagli in OpenOffice / Word / iLife e inviare loro una copia

Answer 4

Qualcosa come un sistema di controllo del codice sorgente non sarebbe utile? SVN per esempio? i file binari sono certamente un problema qui, ma se si utilizza un formato di base è possibile convertire in RTF o i nuovi standard di documento utilizzati da Office 2007 \ OpenOffice.

Vale la pena notare che SharePoint e altre varianti sono ampiamente utilizzate per un motivo; fanno quello che ti serve.

Answer 5

Stai cercando di evitare completamente Windows Server o semplicemente di acquistare Microsoft SharePoint Server?

Se si desidera acquistare una licenza di Windows Server, nel pacchetto verrà fornita una versione base di SharePoint Server denominata SharePoint Services. SharPoint Services ti consente di avere un potente sistema di gestione e collaborazione dei documenti senza dover acquistare un pacchetto software aggiuntivo. Include un sistema di controllo della versione ed è possibile integrarlo con altre applicazioni. Puoi trovare ulteriori informazioni qui: Panoramica di Windows SharePoint Services 2.0 .

Un'altra soluzione fornita da MS in grado di gestire la gestione dei file e il controllo della versione è Microsoft Groove. Puoi trovare maggiori informazioni qui: Microsoft Groove . Una grande caratteristica di Groove è che può fungere da front-end per Sharepoint (e molto probabilmente SharePoint Services) per consentire agli utenti di interagire più facilmente con il meccanismo di archiviazione dei file.

Una terza opzione, ma sarà meno potente, sarebbe quella di utilizzare le condivisioni di file di rete esistenti (tramite Windows o Samba), mappare le condivisioni su unità locali e / o riconfigurare i loro Documenti in modo che puntino alla rete e attivare Offline Conservazione. Ciò consentirà agli utenti di interagire con i loro documenti come se fossero file locali anche quando non sono in linea. Ci saranno alcuni piccoli problemi che sperimenterai con questo percorso, ma ti impedirebbe di dover utilizzare una soluzione Microsoft pura.

Answer 6

In risposta ad alcune delle domande precedenti.

Il motivo principale per cui non funziona è perché. Una persona aprirà un documento dall'unità condivisa e ne salverà una copia sul proprio PC su cui lavorano. Le modifiche apportate non si trovano quindi sull'unità condivisa, quando lo copiano di nuovo, che tutti fanno le modifiche apportate sovrascrivendo chiunque altro abbia fatto, non informano nessuno, quindi se qualcuno sta lavorando da quel documento ora stanno funzionando su un vecchio documento. Si tratta di far entrare gli utenti in uno stato d'animo migliore! Tuttavia, riteniamo che il software possa essere di aiuto, al momento i nostri dipendenti esterni non hanno accesso all'unità interna.

Abbiamo un numero di server, solo uno è Windows e quindi vogliamo allontanarci dall'uso di quel server Windows e avere tutti i server Linux per facilità di gestione. Qualsiasi prodotto MS richiederà l'esecuzione di una macchina MS dedicata !!

Le unità locali mappate non sono davvero una buona opzione poiché molte persone lavorano fuori dall'ufficio e quindi non saranno in rete per contribuire, inoltre la struttura dei file probabilmente non lo consentirebbe.

Sembra che una soluzione MS possa essere l'unica, speravo solo che fossero disponibili alcune buone alternative che fossero anche un po 'più semplici.

thnkx

Answer 7

Una raccolta documenti standard sharepoint, con il controllo delle versioni attivato e il check-in / checkout richiesti, soddisferebbe le tue esigenze. Come precedentemente pubblicato, WSS è gratuito con Windows Server.