Хорошее программное обеспечение для управления файлами [закрыто]

Question

В настоящее время все наши файлы хранятся на сетевом диске Windows, и при наличии 15 сотрудников и 3 внешних сотрудников контроль файлов становится чем-то вроде кошмара.Несмотря на то, что у нас есть политика, люди по-прежнему сохраняют файлы на свои компьютеры, вносят изменения и копируют их обратно, никого не уведомляя, отправляют файлы по электронной почте вместо их местоположения и создают папки/структуры, которые имеют смысл только для них. .

Следовательно, в недавнем проекте мы обнаружили, что три сотрудника использовали разные версии одного и того же документа, и когда эти три человека являются редакторами и корректорами, вы, вероятно, можете себе представить проблему, которая возникла в конце.

Итак, мы ищем несколько хороших и простых приложений для управления файлами.Упоминался MS Sharepoint, но мы хотим избежать привязки к машине с Windows, стоимости установки и т. д.кажется дорогим, особенно для некоммерческой компании.Также кажется, что Sharepoint может быть немного чрезмерным для наших нужд.

Все, что нам нужно, это что-то, что может выполнить следующее:

• может использоваться для хранения и управления файлами
• разрешить доступ разным пользователям
• обеспечить базовое управление версиями
• надеюсь, доступен через веб-браузер, чтобы наши удаленные сотрудники могли получить к нему доступ.

Нам не интересны решения SAAS из-за характера нашей конфиденциальности, а также потому, что мы используем эти файлы весь день каждый день, и время от времени соединение с Интернетом пропадает.Мы хотим иметь возможность установки самостоятельно.

В идеале решением будет FOSS, хотя мы рассмотрим возможность покупки программного обеспечения, если оно соответствует нашим потребностям.

Answer 1

Можешь попробовать на свежем воздухе:

Alfresco является альтернативой с открытым исходным кодом для управления корпоративным контентом (ECM) во главе с Джоном Ньютоном, основателем Documentum, и Джоном Пауэллом, бывшим главным операционным директором объектов бизнеса, и поддерживается Accel Partners, Mayfield Fund и SAP Ventures.

Здесь есть хорошая инструкция по установке на Linux.

Answer 2

Первый вопрос, который вам, вероятно, нужно задать, заключается в том, почему существующие общие файловые ресурсы Windows не работают, а люди все еще сохраняют файлы на свои компьютеры.

Например, если они часто работают за пределами офиса и не могут получить доступ к общим файловым ресурсам или им необходимо поддерживать рабочую копию, эти проблемы можно устранить с помощью SharePoint или другого программного обеспечения для контроля версий/управления файлами.

Однако если они просто не соблюдают политику, то не имеет значения, какое программное обеспечение вы установите вместо них.Выяснение проблем, с которыми сталкиваются пользователи, поможет вам выбрать правильное решение.

Answer 3

Не уверен, что это лучшее место для такого вопроса (это дискуссия без написания/неправильного ответа), но в любом случае

Приложения Google для бизнеса?

http://www.google.com/apps/intl/en/business/index.html

Совершенно просто, с низким содержанием TOC (OSS не бесплатен с точки зрения времени).

Вы можете поделиться документами (чтение/запись или только чтение) с внешними людьми или просто скопировать/вставить данные по старинке в OpenOffice/Word/iLife и отправить им копию.

Answer 4

Разве не было бы полезно что-то вроде системы контроля версий? СВН например?по общему признанию, двоичные файлы здесь являются проблемой, но если вы используете базовый формат, вы можете преобразовать его в rtf или в новые стандарты документов, используемые Office 2007\OpenOffice.

Стоит отметить, что SharePoint и другие варианты широко используются не просто так;они делают то, что вам нужно.

Answer 5

Вы пытаетесь полностью отказаться от Windows Server или просто не покупаете Microsoft SharePoint Server?

Если вы готовы приобрести лицензию Windows Server, вы получите базовую версию SharePoint Server под названием SharePoint Services как часть пакета.Службы SharPoint позволяют вам иметь мощную систему управления документами и совместной работы без необходимости покупать дополнительный пакет программного обеспечения.Он включает систему контроля версий, и вы можете интегрировать ее с другими приложениями.Дополнительную информацию вы можете найти здесь: Обзор служб Windows SharePoint Services 2.0.

Еще одно решение, предоставленное MS, которое может управлять файлами и контролем версий, — это Microsoft Groove.Дополнительную информацию об этом вы можете найти здесь: Microsoft Грув.Замечательной особенностью Groove является то, что он может выступать в качестве внешнего интерфейса для Sharepoint (и, скорее всего, для SharePoint Services), позволяя пользователям более легко взаимодействовать с механизмом хранения файлов.

Третий вариант, но он будет менее эффективным, — использовать существующие общие сетевые файловые ресурсы (через Windows или Samba), сопоставить общие ресурсы с локальными дисками и/или перенастроить их «Мои документы» так, чтобы они указывали на сеть, и включить автономное хранилище.Это позволит пользователям взаимодействовать со своими документами, как если бы они были локальными файлами, даже когда они находятся в автономном режиме.На этом пути вы столкнетесь с несколькими небольшими проблемами, но это избавит вас от необходимости использовать чистое решение Microsoft.

Answer 6

Отвечая на некоторые из вышеперечисленных вопросов.

Основная причина, по которой он не работает, заключается в том, что.Один человек откроет документ с общего диска и сохранит копию на своем компьютере, на котором он работает.Изменения, которые они вносят, тогда не находятся на общем диске, когда они копируют его обратно, что делает каждый, изменения, которые они внесли, перезаписывают все, что сделал кто-то другой, они также никому не сообщают, поэтому, если кто-то работает с этим документом, они теперь работают по старому документу.Это случай улучшения настроения пользователей!Но мы считаем, что программное обеспечение может помочь в этом, плюс наши внешние работники в настоящее время не имеют доступа к внутреннему диску.

У нас есть несколько серверов, только один — Windows, поэтому мы хотим отказаться от использования этого сервера Windows и иметь все серверы Linux для простоты управления.Любой продукт MS потребует использования специальной машины MS!

Подключенные локальные диски на самом деле не являются хорошим вариантом, поскольку многие люди работают вне офиса и поэтому не будут в сети, чтобы вносить свой вклад, плюс файловая структура, вероятно, не позволит этого.

Кажется, что решение MS может быть единственным, я просто надеялся, что есть несколько хороших альтернатив, которые также будут немного проще.

спасибо

Answer 7

Стандартная библиотека документов SharePoint с включенным управлением версиями и обязательным возвратом/извлечением удовлетворит ваши потребности.Как сообщалось ранее, WSS поставляется бесплатно с Windows Server.