Umgang mit Personenspalte, wenn jemand die Organisation verlässt?

Question

Wir haben eine Liste mit einer Person (People Picker) -Säusche. Diese Spalte zieht aus (wird dagegen validiert) mehrere mögliche Quellen einschließlich Active Directory. Wenn ein Name nicht gefunden wird, wenn er beim Hinzufügen / Aktualisieren eines Datensatzes nicht gefunden werden kann, wird die folgende Fehlermeldung in rotem Feld direkt unter diesem Feld angezeigt:

Es wurde keine genaue Übereinstimmung gefunden. Klicken Sie auf die Elemente, die nicht mehr Optionen aufgelöst wurden.

Wir haben einen bestimmten Datensatz, den wir aktualisieren versuchen. Pro Sicherheitspolitik ehemalige Mitarbeiter muss von der Anzeige gelöscht werden. Nun, dass die Person in der Spalte der Personenspalte dieses Datensatzes jedoch verlassen hat, ist es unmöglich, seinen Datensatz aufgrund der erwähnten Fehlermeldung zu aktualisieren. Sein Name wird nicht bestätigt, obwohl er in der Benutzerinformationsliste noch existiert.

Wie kann das überwunden werden? Ist es ein Konfigurationsausgang? Es muss möglich sein, den Datensatz einer Person zu aktualisieren, die von der Anzeige gelöscht wurde. Ansonsten würde dies wichtige Organisationen ergeben. Wir erwägen mit einem Text für Personennamen anstelle von systemvalitierten Personenspalten und eindeutig, das nicht die Absicht von Microsoft wäre.

Answer 1

Es gibt mit Ihrer Unternehmenspolitik nicht wirklich einen Weg.Beim Umgang mit Aufzeichnungen von einem Benutzer, der nicht mehr da ist, ist es bessere Praxis, um ihr Anzeigenkonto zu deaktivieren, anstatt es zu löschen.Dies würde ermöglichen, dass das Profil des Benutzers verbleibt, und Sie hätten dieses Problem nicht.

Da Sie jedoch Benutzer von AD löschen, können Sie mit dieser Liste einen anderen Ansatz annehmen.Hier sind ein paar Ideen:

1) Verwenden Sie den People-Picker nicht, verwenden Sie einfach ein Textfeld

2) Verwenden Sie den People-Picker, aber haben Sie einen Workflow, den seine Daten an ein Textfeld angehängt, das nicht editierbar ist

3) Verwenden Sie InfoPath, um die Listenformulare mit # 2 ohne den Workflow

zu bearbeiten.

Answer 2

Hier ist unsere Problemumgehung:

Wir erstellen eine Personenliste, in die wir alle relevanten Personendetails einschließlich Name und E-Mail-Adresse eingeben. Diese Liste ersetzt die UIL und AD als Hauptquelle der Personsinformation. Es wird keine Peopter-Kontrolle verwendet. Namen sind Text.

Diese Liste wird als Nachschlagquelle verwendet, um andere Listen zu erstellen. Wenn Sie sich in einer Lookup-Spalte anschließen, können Sie auch andere Spalten aus der Quellliste wie E-Mail-Adresse einschließen. Diese Spalten werden praktisch in der neuen Liste präsentiert.

Ich habe mich dafür entschieden, unsere Master-List Lean aufzubewahren, einschließlich nur die Spalten der wesentlichen Personen, die die abgeleiteten Listen ermöglichen, um sie bei Bedarf mit zusätzlichen Spalten zu erweitern.

Solche Master-Volkslisten können in jeder Ebene der Granularität erstellt werden. Man könnte für einen gesamten Standort erstellt werden, einschließlich seiner Unterkunft. Alternativ könnte für jeden Subjekt eine separate Master-Liste erstellt werden. Es hängt davon ab, welche Verwaltungsstrategie am besten für die Organisationshierarchie funktioniert.