誰かが組織を出たときに人列に対処する？

Question

人（人ピッカー）欄を持つリストを持っています。この列は、Active Directoryを含むいくつかの可能なソースから（検証されている）を引いています。レコードの追加/更新時に名前が見つからない場合は、そのフィールドのすぐ下の赤に次のエラーメッセージが表示されます。

完全一致は見つかりませんでした。より多くのオプションに対して解決されなかった項目をクリックしてください。

私たちが更新しようとしている特定のレコードを持っています。セキュリティポリシーごとに、元従業員はを広告から削除する必要があります。ただし、このレコードの人列の人が上記のエラーメッセージのために彼のレコードを更新することは不可能です。彼の名前はまだユーザー情報リストにまだ存在していても検証されません。

これはどのように克服することができますか？構成の問題ですか？広告から削除された人の記録を更新することは可能でなければなりません。そうでなければ、これは組織に大きな問題を提示するでしょう。システム検証された人列の代わりに、人物名のテキストを使用して、マイクロソフトの意図ではないでしょう。

Answer 1

あなたの会社の方針ではこれを回避する方法はありません。もはやそこに含まれていないユーザーのレコードを扱うときは、それを削除するのではなく、広告アカウントを無効にすることが顕著です。これにより、ユーザーのプロファイルが残ることができ、あなたはこの問題を持っていないでしょう。

しかし、あなたは広告からユーザーを削除しているので、このリストとは異なるアプローチを取ることができます。ここにいくつかのアイデアがあります：

1）人ピッカーを使わないでください、ただテキストボックスを使う

2）ピープルピッカーを使用するが、ワークフローはそのデータを編集不可能なテキストフィールドに追加する

3）InfoPathを使用して、ワークフローなしで＃2と同様のものを編集して実行することを行う

Answer 2

これが私たちの回避策です：

名前や電子メールアドレスを含むすべての関連者詳細を入力する人リストを作成します。このリストは、UILとADを個人情報の主要ソースとして置き換えます。ピープルピッカーコントロールは使用されていません。名前はテキストです。

このリストは、他のリストを作成するためのルックアップソースとして使用されます。このようにルックアップ列に参加するときは、電子メールアドレスのようなソースリストから他の列も含めることが可能です。これらの列は新しいリストに実質的に表示されます。

私は、必要に応じて派生リストが追加の列でそれを増強することを可能にする不可欠な人々の列のみを含めて、マスターリストをリーンに保つことを選択しました。

そのようなマスターの人々のリストは、任意のレベルの粒度で作成することができます。そのサブサイトを含むサイト全体のために作成することができます。あるいは、各サブサイトに対して別々のマスターリストを作成することができます。それは組織の階層のためにどの管理戦略が最もよく機能するかによって異なります。