Lidando com a coluna da pessoa quando alguém deixa a organização?

Question

Temos uma lista que tem uma coluna de pessoa (pilha de pessoas). Esta coluna puxa (é validada contra) várias fontes possíveis, incluindo o Active Directory. Se um nome não puder ser encontrado ao adicionar / atualizar um registro, a seguinte mensagem de erro aparecerá em vermelho logo abaixo desse campo:

.

Nenhuma correspondência exata foi encontrada. Clique no item (s) que não resolveu mais opções.

Temos um registro específico que estamos tentando atualizar. Por política de segurança ex-funcionários deve ser excluído do anúncio. Agora, no entanto, que a pessoa na coluna da pessoa deste registro deixou é impossível atualizar seu registro devido à mensagem de erro mencionada. Seu nome não vai validar, mesmo que ele ainda exista na lista de informações do usuário.

Como isso pode ser superado? É um problema de configuração? Deve ser possível atualizar o registro de uma pessoa que foi excluída do anúncio; Caso contrário, isso apresentaria grandes questões para as organizações. Estamos considerando o uso de nomes de texto para pessoas em vez de colunas de pessoa validadas pelo sistema e claramente que não seriam a intenção da Microsoft.

Answer 1

Não há realmente uma maneira de contornar isso com a política da sua empresa.Ao lidar com registros de um usuário que não está mais lá, é uma prática melhor desativar sua conta de anúncio em vez de excluí-la.Isso permitiria que o perfil do usuário permanecesse e você não teria esse problema.

No entanto, desde que você está excluindo usuários do anúncio, você pode assumir uma abordagem diferente com esta lista.Aqui estão algumas ideias:

1) Não use o coletor de pessoas, basta usar uma caixa de texto

2) Use o coletor de pessoas, mas tenha um fluxo de trabalho anexe seus dados a um campo de texto que não seja editável

3) Use o InfoPath para editar os formulários de lista e fazer algo semelhante ao # 2 sem o fluxo de trabalho

Answer 2

Aqui está a nossa solução alternativa:

Criamos uma lista de pessoas na qual entramos em todos os detalhes da pessoa relevante, incluindo nome e endereço de e-mail. Esta lista substitui o UIL e o anúncio como a principal fonte de informações da pessoa. Nenhum controle do catador de pessoas é usado. Nomes são texto.

Esta lista é usada como uma fonte de pesquisa para criar outras listas. Ao ingressar em uma coluna de pesquisa dessa maneira, é possível incluir também outras colunas da lista de origem, como endereço de e-mail. Essas colunas são apresentadas virtualmente na nova lista.

Eu escolhi manter nosso mestre Lista Lean, incluindo apenas as colunas de pessoas essenciais, permitindo que as listas derivadas aumentem ela com colunas adicionais, se necessário.

As listas de pessoas mestre podem ser criadas em qualquer nível de granularidade. Pode-se ser criado para um site inteiro, incluindo seus subsites. Como alternativa, uma lista mestre separada pode ser criada para cada subsite. Depende da estratégia de administração funciona melhor para a hierarquia organizacional.