Flujos de trabajo de SharePoint y conjuntos de términos gestionados

Question

Plataforma: SharePoint 2010 con SharePoint Designer 2010

¿Hay alguna explicación en la forma de crear un flujo de trabajo con una plantilla de correo electrónico que se envíe a ciertas personas en función de una opción de conjunto de taxonomía?

Por ejemplo: Comience con una biblioteca de "documentos compartidos" que albergará los procedimientos y procesos internos, etc., ya que cargamos los archivos que estamos utilizando los conjuntos de términos en "Filtrar" e identificar en qué área de la empresa se relaciona este procedimiento de este procedimiento. Todo en un solo lugar.

Mi dilema: Tengo dos áreas del negocio que se sientan en dos ubicaciones geográficas diferentes. Lo que quiero es tener un área de carga de documentos compartida central para el equipo 1 y el equipo 2. Cuando se cargue un documento, debe elegir un conjunto de plazos del equipo 1/2 para asociarse con el documento. Basado en un conjunto de términos seleccionado, quiero enviar un correo electrónico a los líderes del equipo e iniciar un flujo de trabajo de aprobación.

Escenario 1: Cargue el documento para el área compartida, seleccione Plazo conjunto del equipo 1 y haga clic en Cargar. Luego, los documentos requieren revisión para tipográficos / gramática, etc., por lo que WorkFlow inicia el proceso de aprobación y envía todos los correos electrónicos al equipo 1.

Escenario 2: Igual que la anterior, pero esta vez cargando documentos para el Equipo 2

Cualquier ayuda sería agradecida, he pasado varias horas en busca de una respuesta y me falta algo completamente o realmente no encontrar la información.

Answer 1

I implemented a very similar solution for our news section. What I ended up doing was:

I used the built in Target Audience field SharePoint offers (you might need to enable this feature). In audience targeting you can create SharePoint groups, Global Audiences or Distribution/Security Groups (groups for Team1 and Team2 for example). In the workflow you can check which audience/s is/are selected and send emails to the right team leader.

Another huge advantage of this approach is that only the users from the selected group will be able to see the files/items.