Fluxos de trabalho do SharePoint e conjuntos de termo gerenciado

Question

Plataforma: SharePoint 2010 com o SharePoint Designer 2010

Há alguma explicação por aí em como criar um fluxo de trabalho com um modelo de e-mail que é enviado para certas pessoas com base em uma escolha de termo taxonomática?

Por exemplo: eu começo com uma biblioteca de "documentos compartilhados" que abrigará procedimentos e processos internos, etc. à medida que enviamos arquivos, estamos usando defeitos de prazo para 'filtrar' e identificar qual área do negócio este procedimento relaciona ainda tudo em um só lugar.

Meu dilema: eu tenho duas áreas do negócio que se sentam em dois locais geográficos diferentes. O que eu quero é ter uma área de upload de documentos compartilhados centrais para a equipe 1 e a equipe 2. Quando um documento é carregado, você precisa escolher um conjunto de termo de equipe 1/2 para associar ao documento. Com base em um conjunto de termo selecionado, quero enviar um email para os líderes da equipe e iniciar um fluxo de trabalho de aprovação.

Cenário 1: Upload do documento para área compartilhada, selecione Termo Definir equipe 1 e clique em Upload. Documentos, em seguida, requerem revisão para erros de digitação / gramática, portanto, o fluxo de trabalho inicia o processo de aprovação e envia todos os e-mails para a equipe 1.

Cenário 2: O mesmo que acima, mas desta vez fazendo upload de documentos para a equipe 2

Qualquer ajuda seria apreciada com gratidão, passei várias horas procurando uma resposta e sinto falta de algo completamente ou realmente não encontrar as informações.

Answer 1

I implemented a very similar solution for our news section. What I ended up doing was:

I used the built in Target Audience field SharePoint offers (you might need to enable this feature). In audience targeting you can create SharePoint groups, Global Audiences or Distribution/Security Groups (groups for Team1 and Team2 for example). In the workflow you can check which audience/s is/are selected and send emails to the right team leader.

Another huge advantage of this approach is that only the users from the selected group will be able to see the files/items.